Negli ultimi anni nel settore HR Tech, così come in altri ambiti tecnologici, si è parlato soprattutto di intelligenza artificiale.
Eppure, nello stesso periodo il dipartimento Risorse Umane ha potuto beneficiare di tante altre innovazioni, alcune delle quali hanno avuto un impatto concreto e immediato sull’efficienza dei suoi processi.
Una di queste è certamente la firma elettronica, una funzionalità rapidamente sviluppata o integrata dalle migliori suite HRM.
Le ragioni del suo successo sono dovute al contesto in cui le aziende si sono ritrovate a partire dal 2020.
Da una parte il lavoro è diventato sempre più flessibile e meno vincolato all’ufficio, rendendo complesso firmare documenti in tempi rapidi.
Dall’altra è aumentata l’attenzione per l’engagement del personale e la employee experience, che ha portato le imprese a curare maggiormente le attività di onboarding e a rendere più agili i tanti processi burocratici che è tenuta a espletare.
La firma elettronica, inserita all’interno dei workflow dei più moderni software HR, ha permesso di rispondere perfettamente a queste esigenze, portando efficienza e sostenibilità in un processo ancora molto legato alla carta.
Non solo: l’utilizzo della firma elettronica si è rivelato talmente semplice da spingere le aziende a utilizzarla anche per dare maggiore ufficialità e sicurezza a processi che prima non presentavano alcuna garanzia a tutela del dipendente e dell’impresa.
Le applicazioni di questa tecnologia ai processi HR sono tantissime e in continua espansione. Vediamone cinque che portano vantaggi significativi.
Processo di assunzione
Molte aziende digitalizzano il processo di selezione attraverso il proprio ATS, partendo dalle attività di screening e arrivando fino alla scelta del candidato da assumere.
Digitalizzare anche la fase successiva tramite workflow e l’utilizzo della firma elettronica porta ulteriori vantaggi in termini di qualità dell’esperienza di candidatura e di risparmio di tempo per l’amministrazione.
È infatti possibile inviare la lettera d’impegno – che piattaforme come Altamira Recruiting sono in grado di generare in automatico – al candidato così che possa firmarla elettronicamente con un click, senza bisogno di stampare il documento, firmarlo a mano e scannerizzarlo e preservandone il valore legale.
Tutto il processo è gestito da un workflow digitale, che si occupa anche di inviare notifiche e solleciti e di archiviare il documento firmato nella scheda del neoassunto.
Per l’amministrazione e l’ufficio HR c’è quindi un risparmio di tempo e fatica garantito, mentre il candidato inizia ad apprezzare l’approccio agile e moderno del suo nuovo datore di lavoro.
Onboarding e gestione documentale
La fase di onboarding di un nuovo assunto è molto delicata e influisce fortemente sulla capacità di trattenerlo in azienda per molto tempo.
Le aziende cercano quindi di garantire un’esperienza gradevole e organizzata, evitando che si creino intoppi nel processo di accoglienza e formazione iniziale.
La fase di inserimento prevede però necessariamente la firma di numerosi documenti, alcuni dei quali legati al settore, al ruolo e alle policy aziendali. Alcuni esempi sono il contratto di lavoro, l’informativa sulla privacy, il modulo per la scelta del fondo di previdenza complementare, la dichiarazione di presa visione di regolamenti aziendali, l’NDA, moduli relativi alla formazione sulla sicurezza ecc.
Gestire la sottoscrizione di tutti questi documenti tramite firma elettronica, che consente anche di far sottoscrivere più documenti alla volta, migliora l’esperienza del dipendente, velocizza il processo e riduce l’impegno dell’amministrazione.
L’utilità della firma elettronica nella gestione documentale non si esaurisce nella sola fase di onboarding. Durante la permanenza in azienda un lavoratore avrà necessità di firmare numerosi altri documenti e affidarsi a una modalità digitale farà risparmiare tempo e denaro in ciascuna occasione.
Alcuni esempi di documenti da poter sottoscrivere con questa modalità sono le lettere di aumento dello stipendio o gli aggiornamenti delle policy aziendali, come quella relativa allo smart working.
Questa funzionalità risulta utile anche in fase di offboarding, quando a un dipendente in fase di uscita può essere richiesta la firma di qualche documento, per esempio la lettera di restituzione delle dotazioni e del badge aziendale.
Tutti i documenti firmati attraverso i workflow di una piattaforma HRM confluiscono nella scheda del dipendente in perfetto ordine.
Assegnazione delle dotazioni
In molte aziende, l’assegnazione delle dotazioni ai dipendenti è un passaggio delicato che può beneficiare di maggiore ufficialità e sicurezza.
Da un lato, le aziende che assegnano benefit dal notevole valore economico vogliono limitare il rischio di mancata restituzione da parte dei dipendenti.
Dall’altro, l’assegnazione dei dispositivi di protezione individuale (DPI) è strettamente legata al rispetto delle normative sulla sicurezza e alla tutela della salute dei lavoratori ed è interesse di un’impresa e dei propri dipendenti tutelarsi al massimo.
Far firmare ai dipendenti una lettera di accettazione delle dotazioni permette di tenere traccia del processo e conferirgli ufficialità, evitando che in futuro possano insorgere dissidi e contestazioni.
Sfruttando i workflow dei software HR questa attività può essere svolta in pochi click e in maniera automatica e puntuale, scongiurando errori e dimenticanze ed evitando di richiedere al dipendente e all’amministrazione uno sforzo burocratico proibitivo.
Valutazione MBO
Un processo sempre più diffuso nelle aziende che può beneficiare dell’utilizzo delle firme elettroniche è la valutazione MBO.
Assegnare obiettivi quantitativi ai dipendenti e legarli alla retribuzione variabile è infatti una prassi in crescita non solo nelle multinazionali ma anche in medie e grandi aziende che vogliono avere maggiore elasticità nelle spese e premiare i dipendenti migliori.
La valutazione MBO coinvolge tipicamente il management aziendale e ha un impatto diretto sia sulle buste paghe dei dipendenti che sulle spese aziendali.
È abbastanza naturale quindi che le aziende preferiscano certificare il processo sottoponendo alla firma del lavoratore la lettera di assegnazione degli obiettivi e/o quella di consuntivazione dei risultati.
La prima lettera riporta una sintesi degli obiettivi – aziendali e individuali – assegnati al dipendente, con il “peso” che hanno nel calcolo del risultato finale e i risultati minimi, in target e massimi da raggiungere.
La seconda riassume i risultati raggiunti e l’ammontare del payout (premio) destinato al lavoratore.
Anche in questo caso, il ricorso alla firma elettronica permette di dare valore legale a un processo senza appesantirlo e rallentarlo.
Formazione
Complice la diffusione del lavoro ibrido e da remoto, in molte aziende la formazione online ha ormai superato quella in presenza. Questo ha fatto nascere la necessità di certificare la partecipazione dei dipendenti a un corso virtuale.
Per la formazione on-demand questo è reso possibile dalla tecnologia SCORN e da altri protocolli equivalenti, presenti nelle principali piattaforme di eLearning.
In tutti gli altri casi, per certificare la partecipazione dei lavoratori le aziende possono richiedere loro di firmare un registro virtuale in pochi click. Una funzionalità oggi presente in alcuni LMS come Altamira Learning.
Un’altra applicazione della firma elettronica nella formazione è legata alla sottoscrizione di certificazioni e attestati di partecipazione rilasciati dagli enti di formazione.
Un metodo rapido ed efficiente per dare maggiore valore legale ai corsi erogati a distanza.
Conclusioni
I processi HR prevedono una forte interazione con candidati e dipendenti e lo scambio continuo di documentazione.
Per questo le Risorse Umane sono uno degli ambiti che più ha beneficiato dell’arrivo della firma elettronica.
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Crediti fotografici: ©SERHII/Adobe Stock.
