Una azienda che voglia informatizzare i propri processi di contabilità e di gestione HR si trova di fronte a una scelta.
Meglio utilizzare un unico software che integri la gestione di paghe e contribuiti e quella di tutti i processi HR o, piuttosto, affidarsi a più soluzioni specializzate?
Come per ogni questione complessa, la risposta più giusta è: “dipende”.
Le due soluzioni offrono vantaggi e svantaggi ben definiti, che insieme alle esigenze aziendali dovranno orientare la tua scelta.
Cosa si intende per software di gestione HR integrato?
Per soluzione software integrata, nel settore delle risorse umane, si intende tipicamente un applicativo in grado di gestire tutti i processi legati alla gestione HR, come paghe e contributi, presenze, ferie e permessi, recruiting, valutazione del personale, gestione del piano di formazione ecc. In questo caso, i moduli che lo compongono condividono lo stesso database e lo stesso codice.
Una soluzione software integrata mette in campo una connessione in tempo reale tra due o più moduli, in cui i dati inseriti nell’unico database sono immediatamente a disposizione di tutti.
In questo modo, una modifica apportata nel modulo di Payroll è immediatamente visibile e disponibile anche negli altri moduli.
Principali vantaggi di un software di gestione HR integrato
I principali vantaggi di una soluzione integrata per HR e Payroll sono:
- aggiornamento dei dati in tempo reale su tutti i moduli di gestione;
- una sola interfaccia da imparare a padroneggiare;
- tutti i dati sono contenuti in un unico database.
Cosa si intende per software di gestione HR specializzati?
Molte aziende preferiscono intraprendere la strada opposta e affidarsi a software specializzati per ogni funzione e perfettamente interfacciabili tra loro.
Questi applicativi, per quanto diversi tra loro, sono in grado di comunicare tramite formati di file comuni o API. Le soluzioni software di Altamira, per esempio, dialogano con le altre piattaforme di gestione aziendale grazie allo scambio di flat file come CSV o Excel o allo scambio di file XML, senza richiedere l’intervento di sviluppatori per costose implementazioni.
Un classico esempio del funzionamento di una soluzione software interfacciabile è il trasferimento dei dati di alcuni dipendenti (nome, dipartimento, numero di telefono ecc.) dal sistema di paghe e contributi a quello di ferie e permessi.
Gli aggiornamenti e la sincronizzazione tra le due piattaforme non avvengono in tempo reale ma a intervalli di tempo prefissati (ogni ora, giorno, settimana…) o in maniera manuale, con un click da parte dell’utente.
Principali vantaggi dei software di gestione HR specializzati
I principali vantaggi delle soluzioni software specializzate per HR e Payroll sono:
- possibilità di scegliere i migliori strumenti per ciascuna funzione, in grado di far fronte al meglio alle esigenze specifiche di ogni dipartimento;
- possibilità, se non si è soddisfatti di un modulo, di sostituire soltanto quello senza dover cambiare tutto;
- capacità di interfacciarsi con tutti gli altri strumenti di gestione aziendale;
- grado di assistenza tecnica più specializzato e quindi superiore;
- aggiornamenti più frequenti. Il mondo dell’HR evolve più velocemente di quello contabile e ha bisogno di continui update.
Come procedere alla scelta
Passati in rassegna pregi e difetti di ciascuna soluzione, vediamo quali sono i fattori che devono orientare la scelta.
- Situazione attuale. Se possediamo già un software di Payroll di cui siamo soddisfatti o affidiamo questa funzione in outsourcing e vogliamo cambiare solo il nostro applicativo per l’HR, meglio propendere per una soluzione specializzata. Se, al contrario, vogliamo cambiare l’intero sistema di gestione aziendale, allora una soluzione integrata potrebbe rivelarsi meno costosa.
- Frequenza di aggiornamento. La maggior parte delle aziende non ha alcun bisogno di aggiornare in tempo reale i dati di paghe e contributi e degli altri moduli dedicati alla gestione HR. A meno che la tua società non abbia esigenze particolari, quindi, puoi intraprendere entrambe le strade.
- Centralizzazione vs Specializzazione. Ritieni più importante centralizzare le informazioni in un unico sistema o disporre dei software più avanzati e specializzati per ciascuna funzione?
- Sicurezza. In caso di guasti o malfunzionamenti, disporre di strumenti specializzati ti permette di circoscrivere il problema al software in difficoltà.
Crediti fotografici: ©Matthew Cole/Fotolia
