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Risorse Umane & Smart Working: come mantenere unita l’azienda

Smart working HR

La crescita del lavoro a distanza sta influenzando l’attività di HR management.

I responsabili HR si trovano infatti di fronte alla sfida di far prosperare un capitale umano non più quotidianamente a contatto. Processi, tecnologie e abitudini vanno aggiornati per assicurare lo stesso livello di engagement e di produttività e per non smarrire il clima aziendale costruito negli anni.

Per affrontare questo cambiamento, le Risorse Umane devono puntare principalmente su 2 strumenti “abilitanti”: la tecnologia e le capacità interpersonali.

Può sembrare paradossale, ma l’aumento delle distanze mette infatti ancora più al centro le qualità umane e relazionali del dipartimento HR e dei manager.

Bisogna riuscire, in pratica, a sostituire tutte quelle preziose interazioni occasionali che avvengono in ufficio: l’incontro in ascensore, la chiacchiera davanti alla macchinetta del caffè, il confronto con il vicino di scrivania.

Solo attraverso un contatto costante è infatti possibile tenere unita l’azienda e i team diffusi.

Occorre quindi investire più tempo nei rapporti interpersonali, nel confronto e nell’ascolto delle esigenze del personale. Altrimenti il problema dei silos aziendali diventerà ancora più grave.

Per farlo i responsabili HR possono contare sugli strumenti digitali, che hanno permesso alle aziende di portare avanti lavoro e relazioni durante il lockdown di inizio 2020. Lo strumento simbolo di questa rivoluzione è stata la video conferenza (non a caso Zoom ha visto un’enorme crescita dei ricavi), ma più in generale abbiamo assistito alla consacrazione del software in cloud.

Dai software HR ai CRM, dagli ERP ai programmi di Customer Support, gli applicativi in cloud hanno consentito ai dipendenti di continuare a lavorare come prima pur senza poter accedere al loro ufficio.

Per i dipartimenti risorse umane che non hanno ancora compiuto un percorso di digitalizzazione è quindi giunto il momento di abbandonare fogli Excel e sistemi on premise che non consentono interazione, condivisione e collaborazione, e farsi promotori attivi della rivoluzione digitale in azienda.

Ecco come alcuni fondamentali processi HR possono essere ottimizzati per il lavoro da remoto sfruttando le giuste leve tecnologiche e puntando sull’interazione personale.


Ricerca e selezione

La diffusione del lavoro da remoto ha degli effetti anche sulla ricerca e selezione del personale.

La prima sfida che attende i responsabili della selezione è quella della competizione: il mercato del talento si è improvvisamente espanso geograficamente – con un bacino di candidati più ampio ma anche una forte crescita della concorrenza.

In questo contesto, l’employer branding diventa ancora più strategico. Le aziende devono riuscire ad attrarre e convincere talenti da tutti il mondo, e senza una precisa strategia e investimenti sugli strumenti più efficaci rischiano di essere costantemente battute da realtà di ogni angolo del mondo.

La seconda sfida è quella della digitalizzazione del processo di selezione per limitare i colloqui di persona. Il processo di recruiting, che vede ormai al suo centro l’utilizzo di un ATS, va quindi arricchito di soluzioni digitali che sostituiscano il colloquio di persona.

Lo strumento principe è la video intervista – live e on demand – che consente di “incontrare” un alto numero di candidati e di valutarne le capacità espressive e relazionali. Ma è in aumento anche l’utilizzo di gamification e test di vario genere (lingue, psicoattitudinali, tecnici) per raccogliere il maggior numero di informazioni possibile su un candidato in fase di pre-screening.


Onboarding

I primi mesi influiscono fortemente sulla permanenza di un dipendente e per questo ogni azienda dovrebbe stabilire un efficiente processo di onboarding.

Gestire un inserimento in remoto è ancora più delicato, soprattutto nel caso in cui si tratti di qualcuno che non ha alcuna esperienza lavorativa pregressa. Anche in questo caso è quindi necessario compiere un ulteriore sforzo sia dal punto di vista relazionale che da quello tecnologico.

La tecnologia deve essere impiegata per semplificare i passaggi burocratici, sostituendo il faticoso scambio di documentazione cartacea con un workflow digitale che guidi il neoassunto attraverso tutto il percorso. Bisogna inoltre avere cura di scegliere software aziendali in cloud e intuitivi, in modo che il nuovo dipendente possa iniziare a usarli da subito, accedendo via browser dai dispositivi che ha a disposizione e senza bisogno dell’intervento del dipartimento IT.

L’affiancamento personale è ancora più importante. Il primo passo è quello di designare un mentore, qualcuno che assista virtualmente il nuovo dipendente e si assicuri che non venga lasciato nel limbo. Il secondo è prevedere un piano di formazione diffuso. Se tanti colleghi diversi illustrano ogni aspetto del business al nuovo arrivato, questi si ritroverà con una visione completa dei processi aziendali – compiti, esigenze, criticità e sfide di ogni reparto – e avrà avuto modo di conoscere un buon numero di colleghi in sessioni individuali. La terza accortezza è quella di prevedere incontri per presentare il team nel suo complesso e illustrarne le dinamiche.


Engagement

Stimolare l’engagement del personale, creare un clima aziendale positivo e promuoverne la cultura sono compiti che hanno assunto sempre maggiore importanza per l’ufficio HR.

Sono anche gli obiettivi più ardui da conseguire quando il personale non si trova più costantemente a contatto.

Per conseguirli è necessario abbandonare una gestione centralizzata delle Risorse Umane. Coinvolgendo i dipendenti nei processi che li riguardano aumenteranno engagement, trasparenza ed efficienza.

Manager e responsabili HR avranno inoltre più tempo per intensificare i contatti con i colleghi. In assenza delle interazioni d’ufficio vanno infatti creati momenti di confronto con cadenza regolare. Le teorie di gestione agile, per esempio, promuovono l’importanza di una breve riunione a inizio giornata in cui ogni membro del team illustra i progressi fatti e le difficoltà incontrate.

È saggio mantenere anche le vecchie tradizioni e abitudini. Un aperitivo aziendale può essere organizzato anche se non tutti i dipendenti frequentano l’ufficio ogni giorno.


Valutazione

La valutazione dei dipendenti è ancora più fondamentale nella gestione delle risorse umane in remoto.

Lontano dagli sguardi di manager, amministratori delegati e risorse umane, infatti, il personale non può che essere finalmente giudicato in base ai risultati ottenuti.

Concordate quindi obiettivi SMART per tutti i dipendenti e monitorate il loro raggiungimento per avere sempre sotto controllo un quadro aggiornato dello stato di salute dell’azienda.

Per i dipendenti che lavorano da casa, inoltre, gli obiettivi sono un utile punto di riferimento, un faro che indirizza il loro operato e ne guida le priorità. Devono quindi essere studiati e definiti con attenzione (qui alcuni consigli su come farlo).

Esempio di obiettivo SMART su Altamira Performance
Un esempio di obiettivo SMART associato al bonus tratto dalla piattaforma Altamira Performance.

Anche la valutazione delle competenze è un’attività utile nella gestione delle risorse umane in remoto. Oggi ha senso soffermarsi in particolare su quelle soft skill (autonomia, affidabilità, decision making) indispensabili per lavorare bene fuori dall’ufficio.

Solo valutandole, infatti, si può strutturare al meglio l’organigramma e intervenire per colmare eventuali gap attraverso la formazione.


Formazione

La diffusione del lavoro da remoto non comporta solo vantaggi per dipendenti e aziende, ma anche diverse sfide e controindicazioni.

Uno dei timori diffusi, per esempio, è che le competenze del personale, sia soft che hard, si sviluppino a un ritmo inferiore al di fuori di un ambiente dinamico come l’ufficio.

Per compensare questo problema e approfittare del maggior tempo a disposizione dei dipendenti le aziende dovrebbero aumentare gli investimenti nella formazione digitale e on demand, consentendo ai collaboratori di approfondire le tematiche di loro interesse nei tempi a loro più congeniali.

Il micro learning e il mobile learning, in particolare, rappresenteranno una buona risorsa per il futuro.


Rilevazione presenze

Nel monitorare le presenze del personale da remoto le aziende virtuose tenderanno a scegliere uno di questi due approcci.

Il primo è quello di passare a una gestione aziendale basata sugli obiettivi, in cui le presenze sono un mero pro forma finalizzato alla creazione della busta paga. Il dipendente non ha dei veri e propri orari ma “solo” il compito di portare a termine le sue attività.

In questo caso il software di rilevazione presenze serve più che altro a richiedere, approvare e tracciare ferie e permessi e a organizzare i dati per il software paghe.

Il secondo è quello di monitorare le presenze attraverso timbrature virtuali e orari il più possibile flessibili ma comunque vincolati a un numero prestabilito di ore lavorative giornaliere, settimanali o mensili.

timbratura virtuale
Un esempio di timbratura virtuale, utilizzabile sia da desktop che da smartphone, tratto da Altamira Presenze.

Il primo metodo ha il vantaggio di offrire la massima libertà e flessibilità al dipendente, mentre il secondo serve a garantirgli un netto stacco tra lavoro e vita privata.

In questo contesto è utile ricordare che di recente la Corte Europea sembra essersi mossa in direzione del secondo metodo, sollecitando gli Stati membri a imporre ai datori di lavoro il tracciamento degli orari di lavoro dei dipendenti, al fine di garantire il rispetto del numero massimo di ore lavorative e dei riposi e il riconoscimento degli straordinari.


Sviluppare il capitale umano da remoto è possibile

Rivedendo questi e altri processi HR con il supporto della tecnologia e tutelandone le relazioni, l’ufficio Risorse Umane continuerà a sviluppare le capacità del personale anche in questo contesto più complesso.

Un’evoluzione fondamentale per le aziende italiane, che le renderà più flessibili, produttive e competitive nel mondo.




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