La gestión de vacaciones y permisos es un proceso de RRHH que muchas empresas tienden a subestimar.
Prueba de ello es que la adopción de softwares específicos para esta actividad no está muy extendida.
Incluso en empresas muy estructuradas, se sigue confiando en los correos electrónicos, las hojas de Excel y las conversaciones en el pasillo, lo que aumenta la dificultad y el descontento de todas las partes involucradas: directivos, empleados y encargados de recursos humanos.
Sin embargo, una gestión eficiente y moderna de las vacaciones y los permisos aporta grandes beneficios tangibles e intangibles a cualquier empresa.
Veamos algunos de ellos.
Evita posibles frenazos de productividad
Uno de los principales objetivos de un buen plan de vacaciones es permitir que todos los empleados disfruten de su merecido descanso sin que ello suponga un lastre para la productividad de la empresa.
Sin embargo, su organización no es nada fácil, sobre todo en períodos difíciles como mediados de agosto, Navidad y los numerosos puentes posibles.
Gracias a una buena política y a modernas herramientas, las empresas pueden planificar las vacaciones de sus empleados desde principios de año y conseguir que la eficiencia de sus procesos se mantenga alta.
Desde este punto de vista es imprescindible facilitar el intercambio entre empleados y directivos y mostrar en el calendario a partir de enero los períodos de cierre de empresas y aquellos en los que no es aconsejable faltar.
Mejora el employer branding y la permanencia del personal
Según un gran número de estudios y estadísticas, en la actualidad el tiempo libre es uno de los incentivos y bonus más apreciados por los trabajadores, sobre todo los jóvenes.
Una política en cuanto a las ausencias muy flexible y el uso de días de descanso extra como incentivo se convierten así en una herramienta de employer branding, a veces decisiva en la fase de búsqueda y selección para convencer a los mejores talentos.
Asimismo, los empleados están encantados de permanecer en una empresa en la que pueden planificar sus vacaciones con suficiente antelación y obtener una respuesta rápida incluso a las peticiones de última hora.
Cuida del bienestar del personal
Las vacaciones y los permisos existen para proporcionar a los empleados un período de descanso fundamental para mantener su bienestar físico y mental y participar en la vida familiar y social.
Por esta razón, a la empresa le interesa asegurarse de que ningún empleado renuncie a días de descanso adicionales durante demasiados meses, so pena de una inevitable disminución de la productividad y de la serenidad en el trabajo.
El empleado debe tener la capacidad de gestionar cualquier contingencia familiar o personal con la máxima flexibilidad y autonomía.
Facilita el procesamiento de las nóminas
Los recuentos mensuales de vacaciones y permisos disfrutados por cada empleado son elementos fundamentales para el procesamiento correcto de las nóminas.
Las empresas que utilizan un software moderno como Altamira Vacaciones y Ausencias pueden comunicar de manera fácil, automática y sin errores toda la información que necesitan para procesar las nóminas a su gestor o su software interno de nóminas (mediante la integración tecnológica).
Esto proporciona a los miembros del personal más tiempo para dedicarlo a actividades de mayor valor añadido.
Evita posibles sanciones
En la mayoría de los países, las vacaciones son un derecho estipulado por ley al que no se puede renunciar.
Sin tener en cuenta los cambios introducidos por la negociación colectiva, cada trabajador tiene derecho a un mínimo de treinta días naturales de vacaciones que, en principio, deben disfrutarse en el mismo año natural en el que se han acumulado, salvo excepciones.
Hay muchas normas que deben respetarse y las empresas que las incumplen o no permiten que los empleados se beneficien del período legal mínimo pueden ser objeto de sanciones administrativas.
Así pues, es esencial que la empresa pueda realizar un seguimiento y certificar el uso de las vacaciones y las ausencias por parte de los empleados.
Facilita la organización del equipo
La gestión de vacaciones y ausencias es un punto clave en la organización de un equipo.
Así pues, una de las responsabilidades de un directivo es también aprobar y organizar el plan de vacaciones de su equipo, evitando que las actividades estratégicas queden al descubierto o que la productividad descienda en un momento especialmente delicado para el negocio.
Ofrecer apoyo técnico a estas personas que ya están muy ocupadas es esencial tanto para aligerar su carga de trabajo como para acelerar los tiempos de aprobación. Y es que no hay que olvidar que tras una solicitud de vacaciones de un empleado puede haber una necesidad urgente de reservar un vuelo o de aprovechar descuentos y promociones.
Informa de posibles problemas
Una empresa que no supervisa la asistencia y la ausencia de sus empleados no puede identificar problemas de absentismo que de otro modo serían obvios.
Una gestión moderna y digital de las vacaciones y de los permisos permite a los directivos y a los responsables de RRHH disponer de una serie de informes y estadísticas que ponen de manifiesto fácilmente las tendencias y anomalías en tiempo real.
Esto permite detectar, por ejemplo, a aquellos empleados que siempre faltan con poca antelación o en días específicos, lo que crea problemas para el equipo o los directivos que tardan semanas en aprobar las solicitudes de ausencia de sus empleados.
Esto le da a la empresa la oportunidad de actuar antes de que sea demasiado tarde.
Reduce los conflictos
Las vacaciones son una de las principales causas de conflicto entre los empleados.
¿A quién le toca la semana de Navidad este año? ¿Quién solicitó primero ese puente?
La ausencia de una política clara sobre cómo y cuándo solicitar y sobre los criterios de aprobación puede generar comparaciones y celos. Algo parecido puede suceder si se usan herramientas para planificar las vacaciones que no sean transparentes.
Poner a disposición de todos los empleados un sistema de seguimiento de las solicitudes y que muestre un calendario compartido y transparente tranquilizará a los empleados respecto a los esfuerzos realizados por la empresa para satisfacer a todos y ser lo más imparcial posible.
El software de ausencias con modalidad autoservicio también permite que los compañeros se coordinen fácilmente entre sí, evitando el envío de solicitudes que serán rechazadas.
Evita gastos imprevistos
En España está prohibido por ley convertir las vacaciones no disfrutadas por un empleado en una cantidad monetaria.
No obstante, existen algunos casos en los que, por ley, es posible pagar al empleado el tiempo correspondiente a las vacaciones obligatorias acumuladas y no disfrutadas.
Algunos de ellos son:
- En caso de rescisión del contrato.
- Cuando el contrato temporal tenga una duración inferior a un año.
Así pues, las empresas que deseen evitar gastos imprevistos deben asegurarse de que los empleados se cojan sus vacaciones y permisos cuando les corresponda.
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