“Vamos para 3 años trabajando con ustedes. Estamos muy contentos porque la administración sin duda se ha hecho más eficiente. La gente entra sola y no tiene la necesidad de apoyarse en alguien más que le diga qué saldo de vacaciones tiene y las solicitudes se hacen de forma muy sencilla.”
Karla Palomino
Human Resources Manager
Alfasigma es una empresa farmacéutica fundada en 1948 en Italia y presente en México desde hace 11 años. La sede mexicana, que no incluye ninguna fábrica, pero sí que dispone de un gran departamento comercial, creció rápidamente hasta superar los 110 empleados y es la única presente en Latinoamérica.
Karla Palomino, que lleva trabajando en la empresa cuatro años y medio, nos ha descrito una realidad motivadora y pujante, que aplica una política de puertas abiertas y presta una gran atención a las personas.
Karla forma parte del departamento de RRHH y se encarga de numerosas tareas, tales como la responsabilidad social de la empresa, los códigos de conducta y el cumplimiento de la legislación local.
El Reto
Gestionar correctamente el rápido crecimiento de una empresa es uno de los retos más complejos a los que se enfrentan los departamentos de RRHH. En Alfasigma se dieron cuenta en seguida, a medida que se expandían, de que la gestión de la organización mediante documentos en papel y hojas de Excel se estaba quedando obsoleta. Algunos procesos se actualizaron siguiendo las directrices de la empresa matriz, dejando otros a la iniciativa local.
Es precisamente lo que se hizo con la gestión de las vacaciones y las ausencias. A principios de 2019, un análisis puso de manifiesto los problemas y las trabas del sistema que se usaba en ese momento y que provocaba una gran pérdida de tiempo para todas las partes implicadas: empleados, gestores y administración.
“Al final, era mucho trabajo para algo tan simple.”
Por una parte, los empleados y los responsables no podían ver la cantidad de vacaciones disponibles y solicitaban continuamente esa información al departamento de RRHH, que actualizaba manualmente un archivo de Excel que también se utilizaba para elaborar las nóminas. Por otra parte, los procesos de aprobación mediante formularios en papel requerían numerosos pasos y tediosos tiempos de inactividad, sobre todo en el caso de los compañeros ubicados en otras sedes del país.
Además, a medida que aumentaba la plantilla, la falta de transparencia del sistema agravaba los conflictos entre los empleados debidos a la asignación de vacaciones en los periodos más demandados del año, como el verano y diciembre.
La Solución
La mejor manera de conseguir un proceso de gestión de las vacaciones más eficiente en la empresa fue desde el principio su digitalización. Como el sistema que utilizaba la matriz italiana no satisfacía las necesidades globales, Karla Palomino inició un proceso de selección de software en cuya fase final participaron Altamira y dos proveedores locales.
Altamira fue la elegida por varios motivos.
En primer lugar, apreciaron el hecho de que el servicio se ofreciese desde Europa y de contar con una plataforma completa de RRHH, aunque de momento solo fuesen a centrarse en la gestión de las vacaciones. También fue decisiva para la elección la modalidad de autoservicio para los empleados, que acceden a su cuenta con su e-mail y su contraseña y pueden visualizar inmediatamente las vacaciones restantes. En una empresa como Alfasigma, que prioriza a las personas, era esencial proporcionarles autonomía y garantizar la transparencia.
El sistema de solicitudes y aprobaciones también parecía sencillo y funcional. El empleado rellena la solicitud, que se notifica inmediatamente al responsable y que a su vez puede optar por aprobarla, rechazarla o dejarla en suspensión para reflexionar sobre ella. Para acceder a la solicitud es suficiente con hacer clic en el e-mail de notificación que recibe en su bandeja de entrada. Además, la plataforma hace un seguimiento de todos estos aspectos y muchos otro y muestra el historial de cada proceso.
Karla también está satisfecha con la personalización que solicitó para su cuenta, que le garantiza que se le informe cada vez que un responsable apruebe o rechace una solicitud. De este modo puede actualizar un archivo personal con las vacaciones de todos los empleados, para mayor seguridad.
El servicio de atención al cliente, a pesar de la distancia geográfica, ha sido uno de los puntos fuertes de Altamira, también por la presencia de gestores de cuentas y consultores técnicos con un español nativo o fluido. Los problemas, las solicitudes y las explicaciones se han resuelto siempre con brevedad.
“El sistema de ticket y las videollamadas son atributos o beneficios adicionales que me hacen sentir que, como cliente extranjero, no tengo necesidad de contratar a un proveedor local porque ustedes actúan como si fueran locales.”
Otros casos
¡Descubre como otras empresas han digitalizado sus procesos RRHH con Altamira!
“Desde el punto de vista técnico sí que me parece una herramienta de uso fácil. Nosotros llevamos unos tres meses utilizando la plataforma y hemos notado una mejora. Hemos aumentado el número de candidaturas recibidas…”
Mamen Moya Prats
Talento y Desarrollo HRBP
“Vamos para 3 años trabajando con ustedes. Estamos muy contentos porque la administración sin duda se ha hecho más eficiente. La gente entra sola y no tiene la necesidad de apoyarse en alguien más…”
Karla Palomino
Human Resources Manager
“Altamira Recruiting es una plataforma de reclutamiento que es rápida y fácil de utilizar mientras que al mismo tiempo es altamente adaptable y personalizable. La plataforma está repleta de..”
Pietro Torresan
Administrador de RRHH
“El punto fuerte de Altamira es, por un lado, su flexibilidad y, por otro, las vías que proporciona para estructurar el departamento de RRHH y la empresa, lo que facilita en gran medida su trabajo.”
Stefano Marcenaro
HR Generalist
“Estamos muy contentos de haber elegido Altamira como colaborador para la digitalización de nuestros procesos de RRHH. Gracias al uso de Altamira Vacaciones y Ausencias ahorramos muchísimo tiempo…”
Alice Di Diego
Socia directora
“La capacidad de adaptación y maleabilidad de Altamira fue crucial para que pudiésemos personalizar la plataforma de gestión del rendimiento.”
Andrea Rotundo
IT & Infrastructure Manager
“Lo que Altamira propuso en ese momento y elegimos en vez de otros sistemas era la posibilidad de dar visibilidad a todos nuestros compañeros de los procesos de RRHH y la posibilidad…”
Domenico Ronga
Dirección de Desarrollo de Recursos Humanos
“Administrar la actividad de reclutamiento en un grupo estructurado, grande y complejo como lo es el de ATM sin una plataforma de software que sea rápida, estable y flexible, sería…”
Rossella Vasini
Encargada de Reclutamiento
“Altamira ha sido nuestro socio en tecnología desde que fue fundado Human Value – Support. Después de más de diez años juntos, puedo decir que fue una excelente decisión de nuestra parte.”
Domenico Mistri
Chief Executive Officer
“Era la primera vez que SAATI abordaba una herramienta digital para la contratación y el experimento resultó ser todo un éxito desde el principio.”
Roberta Catignano
HR Specialist
“Altamira Recruiting ha resuelto un gran problema que teníamos: la administración de nuestra base de datos de candidatos, el motor de búsqueda de CV y la comunicación con nuestros clientes y candidatos…”
Sandro Sereni
Socio Fundador
