Formazione aziendale: cos’è, come funziona e come creare un piano efficace

Come si affronta un mercato del lavoro in cui le competenze sono in continua evoluzione e la guerra sui migliori candidati è serratissima?

Investendo nella formazione aziendale, uno strumento indispensabile per tutte quelle imprese che non vogliono inseguire il cambiamento, ma guidarlo.

Nonostante la sua importanza, però, la formazione aziendale è ancora spesso gestita in modo frammentato: corsi scollegati dagli obiettivi di business, nessuna misurazione dei risultati, strumenti generici e contenuti superficiali.

In questo articolo esploriamo questo mondo tanto nobile quanto trascurato, cercando di individuare le best practice da inserire in azienda e gli errori da non commettere.

Che cos’è la formazione aziendale

La formazione aziendale è l’insieme di iniziative e attività strutturate da un’impresa per sviluppare e accrescere le competenze delle proprie persone.

È da sempre un processo ritenuto strategico per la crescita e il successo aziendale, ma al tempo stesso anche una delle aree su cui tante organizzazioni limitano gli investimenti.

Oggi, per essere efficace, la formazione aziendale deve essere continua e accompagnare il lavoratore per tutto il percorso all’interno dell’organizzazione.

Un piano di formazione aziendale non può quindi ridursi a una somma di corsi e momenti formativi isolati, ma deve essere frutto di un profondo lavoro di analisi dei bisogni e delle competenze del personale aziendale e della creazione di piani e percorsi formativi di medio e lungo termine.

Nella formazione aziendale è importante distinguere tra:

• formazione obbligatoria, composta da tutti quei corsi richiesti dalla normativa italiana ed europea (per esempio la formazione sulla sicurezza)
• formazione strategica, ovvero tutti quei corsi che l’azienda decide di progettare ed erogare per sviluppare i talenti e supportare gli obiettivi aziendali

Se la prima, quindi, è semplicemente un obbligo da recepire e gestire, la seconda rappresenta un valore aggiunto per ogni azienda.

L’importante è non considerare la spesa per la formazione aziendale un costo ma un investimento in uno strumento di attraction, retention e miglioramento della produttività.

Perché la formazione aziendale è strategica per il successo di un’impresa

Investire nella formazione è fondamentale per mantenere competitiva qualunque azienda. La formazione, infatti, serve a migliorare le competenze del personale e a innovare i processi, portando a un aumento complessivo della produttività.

Il tema dell’aggiornamento delle competenze, in un mercato del lavoro e un mondo veloci come quelli attuali, è caldissimo. In assenza di formazione, le skill si degradano rapidamente, impattando sulle performance e sull’occupabilità di un lavoratore anche in maniera drastica.

Oggi si tende a distinguere tra:

• upskilling, ovvero l’aggiornamento e lo sviluppo di competenze esistenti
• reskilling, cioè lo sviluppo di nuove competenze per riqualificare un dipendente verso nuovi ruoli

I piani di upskilling e reskilling devono seguire la strategia di business aziendale, andando a sviluppare le competenze di cui l’impresa ha bisogno per competere sul mercato.

La formazione aziendale non serve solo a sviluppare i talenti e ad aumentare la produttività, ma influenza positivamente anche altri processi HR.

Un buon piano di formazione ha infatti un impatto rilevante su:

• attraction, dato che un solido piano di formazione contribuisce anche alla strategia di employer branding e può influenzare positivamente la scelta di un candidato
• retention, perché le persone sono contente di restare in un posto di lavoro in cui si continua a imparare e in cui intravedono opportunità di crescita.
• engagement, dal momento che partecipare a corsi di formazione fa sentire il dipendente più coinvolto nel progetto aziendale e aumenta la motivazione

Tipi di formazione aziendale

La formazione aziendale è un universo vastissimo, che può assumere molteplici forme. Di seguito, analizziamo le tipologie di contenuti che possono essere erogate e le principali modalità con cui è possibile farlo.

Per contenuto

Esistono tanti tipi di competenze che possono essere aggiornati o sviluppati nell’organico aziendale, a seconda del ruolo, del settore, della seniority, delle preferenze personali ecc.

I principali sono:

• Hard skill, ovvero le competenze più tecniche e professionali, strettamente legate al ruolo. Per esempio: contabilità generale.
• Soft skill, cioè le abilità comportamentali e cognitive che regolano il modo in cui interagiamo con gli altri e gestiamo il lavoro. Per esempio: problem solving.
• Digital skill, un insieme di competenze sempre più centrali in qualsiasi funzione. Sono le skill che ci permettono di utilizzare dispositivi digitali, programmi di comunicazione e reti per accedere e gestire informazioni, dalle semplici ricerche online all’invio di email fino alla programmazione avanzata. Per esempio: digital design.
• Language skill, ovvero la capacità di leggere, scrivere e interagire in un’altra lingua. La competenza linguistica più rilevante nella maggior parte dei contesti resta l’inglese.
• Competenze legate alla formazione normativa, necessarie per rispettare gli obblighi di legge e sviluppate spesso tramite corsi di formazione obbligatori. Per esempio, le competenze legate alla sicurezza sul luogo di lavoro.
• Competenze legate al benessere lavorativo, connesse a temi quali stress, work-life balance e salute mentale.
• Competenze legate a processi interni, che servono a migliorare efficienza e allineamento organizzativo. Essendo specifiche di ogni azienda devono essere sviluppate tramite corsi interni o affiancamento.

Per modalità

Se invece pensiamo ai modi in cui la formazione aziendale può essere erogata, le principali alternative sono queste:

• In presenza. Che sia la classica formazione frontale in aula o adotti approcci più moderni, la formazione in presenza è la modalità di formazione più costosa ma anche quella che risulta più utile per attività pratiche o interattive. Richiede un lavoro di pianificazione e di logistica superiore alle altre forme.
• Online. La formazione online elimina i problemi logistici e supporta bene le forme di lavoro ibrido attuali. È quindi più flessibile e scalabile, ma ha il difetto di essere meno coinvolgente della formazione in presenza. Si divide in live – o formazione sincrona – e on demand – o formazione asincrona. La prima vede la presenza di un formatore che effettua la formazione “in diretta”. Nella seconda i contenuti formativi, spesso video, sono sempre a disposizione del discente, che può visualizzarli con il ritmo che preferisce.
• Blended. La formazione blended combina le due modalità precedenti ed è considerata la più efficace. Da un lato, infatti, i concetti più importanti possono essere trasmessi in lezioni interattive in presenza, durante le quali è possibile confrontarsi con il docente. Dall’altro, è possibile espandere le nozioni grazie a contenuti aggiuntivi e approfondimenti consultabili autonomamente online.

Esiste poi un’altra serie di modalità formative, più peculiari e specifiche di ciascuna realtà aziendale.

Formazione sul campo (on the job)

Data la natura specifica di alcune competenze e la convinzione che certe abilità si sviluppino meglio “facendo”, la formazione sul campo è spesso una delle modalità più efficaci in azienda. L’unico errore da non commettere è pensare che il processo possa essere lasciato all’iniziativa individuale, senza essere ben strutturato.

Per essere efficace, la formazione on the job deve prevedere queste fasi:

1. il discente osserva le attività svolte dal proprio manager o da un collega più esperto
2. il discente esegue le stesse attività sotto la guida del collega/manager
3. il collega senior o il manager danno un feedback costruttivo al discente
4. il ciclo viene ripetuto finché la competenza non è consolidata

In assenza di questa struttura (o di una simile), il rischio è quello di trasformare l’esperienza in apprendimento casuale, con risultati molto alterni.

Coaching aziendale

Una modalità di formazione spesso riservata ai manager ed erogata tipicamente da professionisti esterni, il coaching ha acquisito popolarità negli ultimi anni.

In questo percorso di sviluppo professionale, tra coach e coachee si instaura una partnership che ha lo scopo di far emergere tutto il potenziale del lavoratore e massimizzare le sue prestazioni.

Questa modalità di formazione è fortemente personalizzata sul singolo individuo e orientata al raggiungimento di obiettivi precisi.

Le competenze su cui si lavora di più sono tipicamente la leadership, il problem solving, il decision making e le capacità comunicative e relazionali.

Mentoring

In questa relazione professionale e di sviluppo, un dipendente esperto (mentor) supporta e consiglia un collega meno esperto (mentee), trasmettendo il suo know-how, la cultura aziendale e le sue soft skill.

Questa modalità di formazione aziendale viene utilizzata soprattutto in fase di onboarding di una nuova risorsa, ma anche come supporto per la mobilità interna.

Ha ottimi effetti sulla riduzione del tasso di turnover.

Gamification

La gamification può essere utilizzata come modalità formativa in sé – per esempio nel caso di un videogame attraverso il quale i lavoratori acquisiscono specifiche competenze – o come supporto al piano di formazione complessivo.

Un esempio di quest’ultimo caso sono gli elementi di gamification presenti in alcune piattaforme LMS come Altamira Learning. Classifiche a punti e badge assegnati in base alle attività formative svolte motivano i dipendenti a essere più attivi.

Chi si occupa della formazione in azienda

Ma chi ha il compito di organizzare la formazione aziendale?

In molti casi, dipende dalla dimensione dell’organizzazione. Nelle realtà molto piccole, in cui non esiste un ufficio HR, è molto spesso l’imprenditore – con il supporto dei manager – a occuparsi di questo tema.

Salendo di dimensioni, è poi l’amministrazione del personale o l’ufficio HR a organizzare l’offerta formativa.

Nelle organizzazioni più strutturate, infine, è possibile trovare figure dedicate come il responsabile della formazione e il team L&D (Learning & Development), con competenze e mansioni specifiche su quest’ambito.

Qualunque sia la dimensione aziendale, il coinvolgimento dei manager resta fondamentale. Ricoprono infatti un ruolo chiave nel:

• individuare i fabbisogni dei collaboratori
• ricercare soluzioni formative adatte
• supportare l’applicazione delle competenze ai processi aziendali
• incentivare e motivare il team a sviluppare le proprie skill

In molte aziende, inoltre, chi organizza la formazione si occupa anche di recruiting. Questo collegamento favorisce la creazione di percorsi di onboarding per i nuovi assunti che mirino anche allo sviluppo delle competenze strategiche.

Un altro ambito spesso collegato alla formazione è quello del performance management. Alla base di entrambi, infatti, c’è la mappatura delle competenze dell’organico. I gap individuati nei processi di valutazione, inoltre, possono essere colmati proprio grazie al piano di formazione.

Come creare un piano di formazione aziendale (PFA)

Per creare un piano di formazione efficace non basta organizzare un buon numero di corsi.

L’offerta formativa di un’azienda deve essere mirata ed efficace, frutto di un processo di definizione ben strutturato che può essere diviso in cinque fasi.

1. Analisi dei fabbisogni formativi

Come sempre, è buona norma partire dall’analisi. Il primo passo è quindi identificare i bisogni formativi reali dell’organizzazione. Per farlo, l’azienda ha a disposizione diversi strumenti.

Il più completo e importante è la mappatura delle competenze. Durante questo processo viene creata una matrice di soft e hard skill legate al ruolo svolto in azienda, che possono essere coadiuvate da competenze aziendali, di team e/o personali. Il set di abilità scelto è frutto di un’attenta analisi e strettamente connesso con le mansioni, i processi e gli obiettivi di business dell’azienda.

Una volta completata la mappatura delle competenze è possibile analizzare gli skill gap, ovvero lo scostamento tra il livello di competenza richiesto da un ruolo e quello effettivamente posseduto dalla figura che lo ricopre (o che dovrà ricoprirlo a tendere, nel caso dei percorsi di carriera).

Altri dati utili provengono dai percorsi di valutazione dei dipendenti e dai feedback raccolti durante l’anno, oltre che da richieste e suggerimenti di manager e personale.

Grazie a queste informazioni, l’ufficio HR può capire dove intervenire e con quali priorità.

2. Definizione degli obiettivi formativi

Una volta delineata la situazione di partenza e i gap da colmare bisogna porsi degli obiettivi, seguendo la modalità SMART.

Gli obiettivi formativi devono quindi essere:

• chiari
• misurabili
• raggiungibili
• coerenti con il business
• delimitati nel tempo

Alcuni esempi potrebbero essere: “Formare l’intero team commerciale sul nuovo software CRM entro il prossimo semestre per aumentare del 30% l’efficienza nel data entry” o “Implementare un piano di formazione per i manager di linea, focalizzato sulla negoziazione e la gestione del team per ridurre i conflitti interni del 20% entro sei mesi”.

Ogni azienda dovrà costruire i propri obiettivi, cercando di dare priorità allo sviluppo delle competenze che impattano maggiormente sul proprio business.

3. Costruzione del piano formativo

Definiti gli obiettivi, è possibile passare alla costruzione del piano formativo nel dettaglio. Alcune scelte, come il modo in cui erogare i contenuti, dovranno essere guidate da riflessioni sull’organizzazione del lavoro, sull’età e sulle competenze digitali del personale, sul budget a disposizione per la formazione ecc.

Per esempio, un’organizzazione che fa ampio ricorso al lavoro remoto e ibrido avrà più difficoltà nell’organizzare una formazione in presenza rispetto a una realtà meno flessibile.

Per essere completo un piano di formazione dovrà comprendere dettagli su:

• il catalogo dei contenuti
• la modalità di erogazione dei corsi (in presenza, blended, online)
• l’elenco dei formatori (interni e/o esterni)
• gli strumenti utilizzati per erogare la formazione
• eventuali modalità di finanziamento per i corsi

4. Presentazione e approvazione

Una volta costruito, il piano di formazione deve essere presentato al management e condiviso con gli stakeholder aziendali.

Per avere maggiori chance di approvazione, un piano formativo deve contenere indicazioni su:

• tempistiche di realizzazione
• budget necessario
• priorità strategiche da cui partire

Più la pianificazione è accurata, meno rallentamenti ci saranno nell’iter approvativo.

5. Monitoraggio e raccolta feedback

Tutto fatto? Non proprio. Il miglior piano di formazione possibile è quello che viene costantemente misurato e messo alla prova.

Diventa quindi fondamentale costruire delle metriche (KPI) con cui giudicare il successo del piano formativo e raccogliere il feedback dei partecipanti tramite questionari di valutazione dell’efficacia formativa.

Bisognerà quindi mettere a confronto le aspettative (gli obiettivi definiti in precedenza) e i risultati e apportare le correzioni necessarie per migliorare continuamente il piano formativo.

Come costruire una cultura della formazione in azienda

Come un seme in un terreno fertile, un piano formativo ha più possibilità di crescere rigoglioso se introdotto in un’azienda con una forte cultura della formazione.

È quindi fondamentale che tutti – dal management alla proprietà, dai dipendenti agli stagisti – vedano la formazione come un asset strategico, da integrare nella quotidianità lavorativa.

Un processo continuo e non isolato, quindi, promosso attivamente dai manager e che renda le persone protagoniste attive del proprio sviluppo.

In assenza di una cultura della formazione, anche un piano ricco di contenuti rischia, invece, di fallire. Questo perché:

• nessuno mette da parte il tempo necessario a formarsi
  • i manager non promuovono la formazione presso il proprio team
  • l’apprendimento resta sporadico e discontinuo, portando a vantaggi limitati

In Altamira, la formazione è parte integrante degli obiettivi assegnati a ciascun dipendente e questo aiuta tutti a darle la dovuta importanza.

Formazione aziendale ed employer branding

La formazione è uno degli elementi che più influenza la percezione che le persone hanno di un’azienda.

Un’offerta formativa strutturata comunica attenzione per lo sviluppo dei dipendenti ed è una carta importante da giocarsi nella strategia di employer branding.

Tanti candidati, infatti, scelgono l’azienda in cui lavorare non solo in base allo stipendio e alle mansioni, ma anche in base a quanto può aiutarli a crescere nel tempo.

Per valorizzare la formazione aziendale come strumento di attraction le imprese possono:

• condividere i risultati dei piani formativi internamente ed esternamente
• raccontare storie di crescita interna sul proprio career site
• mostrare percorsi di carriera reali e testimonianze di colleghi
• dare risalto alle recensioni positive dei dipendenti su piattaforme come Indeed e Glassdoor

Formazione aziendale ed engagement dei dipendenti

Le aziende investono moltissimo per migliorare l’esperienza di candidatura e quella di onboarding, ma non sempre dedicano la stessa attenzione all’apprendimento.

Eppure, l’efficacia della formazione dipende anche da quanto è positiva l’esperienza vissuta dai dipendenti.

Se reperire il materiale didattico è complicato, non c’è trasparenza sui percorsi formativi da svolgere e le lezioni possono essere seguite soltanto dalla propria postazione, il rischio è che la formazione venga rapidamente percepita come una punizione più che un’opportunità di crescita.

Per questo bisogna organizzare il piano formativo con sistemi agili e accessibili, che garantiscano:

• l’accesso al piano e ai contenuti anche da mobile
  • un alto livello di interattività e coinvolgimento
  • totale trasparenza sui percorsi formativi
  • suggerimenti sui corsi da frequentare e avvisi su quelli in scadenza

L’esperienza utente è oggi più che mai un fattore chiave per il successo della formazione.

Corporate academy e formazione interna

Le aziende più strutturate che vogliono rendere la formazione un elemento davvero distintivo possono investire nella creazione di una corporate academy.

Una “scuola d’impresa” che centralizza la gestione della formazione continua e progetta percorsi didattici mirati (con contenuti spesso realizzati internamente) per sviluppare competenze perfettamente allineate agli obiettivi e alla strategia di business.

Una corporate academy offre all’azienda il totale controllo sullo sviluppo del personale, partendo dalla progettazione strategica e dall’organizzazione didattica fino alla certificazione. È uno strumento che può essere rivolto non solo ai dipendenti, ma anche ad altri stakeholder, come fornitori, partner e candidati.

È una soluzione efficace soprattutto in quei contesti in cui trovare un numero sufficiente di lavoratori con il giusto skill set è molto difficile ed è necessario formarli internamente. 

Formazione aziendale e approccio skill-based

Il mondo della formazione aziendale è oggi influenzato anche da un cambio di approccio nella gestione del talento.

Sempre più aziende, infatti, stanno superando un modello organizzativo basato su titoli e ruoli per dare maggiore centralità alle competenze.

Secondo questo modello, quindi, sono le skill a guidare le decisioni su assunzioni, promozioni, mobilità interna, suddivisione dei task ecc.

Nell’approccio skill-based, la formazione diventa uno strumento per:

• sviluppare competenze specifiche necessarie per il business
• aggiornare continuamente il patrimonio di skill
• adattarsi ai cambiamenti del mercato senza restare indietro

Non si tratta più di formare “persone per un ruolo”, ma di sviluppare competenze utili all’organizzazione nel suo complesso.

Come la formazione si integra con gli altri processi HR

La formazione aziendale non ha senso come processo isolato. Per funzionare davvero, deve essere integrata alle altre aree di gestione delle Risorse Umane.

Uno dei collegamenti più evidenti è con l’attività di recruiting.

Conoscendo il livello di preparazione dei candidati e analizzandone le competenze in fase di selezione, è possibile inserire nel piano di formazione aziendale anche percorsi formativi mirati a colmare i gap riscontrati nei neoassunti.

Il rapporto è ancora più stretto con il performance management. Entrambi i processi, infatti, sono strettamente connessi al mondo delle competenze, alla loro misurazione e al loro sviluppo.

Quando questi processi sono integrati, si alimentano a vicenda:

• le valutazioni aiutano a individuare aree di miglioramento da sviluppare tramite corsi di formazione o coaching
• gli obiettivi di performance si traducono in bisogni formativi
• il processo di performance management permette di misurare i miglioramenti ottenuti con la formazione

La formazione è inoltre centrale nei:

• piani di carriera, per preparare le persone a nuovi ruoli, sia orizzontali che verticali
• processi di succession planning, per garantire continuità nelle posizioni chiave

Più questi sistemi dialogano tra loro, più la formazione si consacra come uno strumento di sviluppo organizzativo.

Strumenti per gestire la formazione aziendale

Nonostante la rilevanza strategica della formazione aziendale per il successo di un’organizzazione, sono ancora tante le realtà che la gestiscono con comunicazioni sparse e strumenti generici come fogli Excel e cartelle di dati.

Ma quando il piano formativo diventa strutturato e la formazione viene usata come leva per lo sviluppo e l’engagement del dipendente, bisogna andare oltre i limiti di questi strumenti.

La soluzione che permette la gestione completa della formazione aziendale è il Learning Management System (LMS).

LMS (Learning Management System)

L’LMS è una piattaforma digitale progettata per organizzare, erogare, misurare e monitorare i percorsi di formazione in azienda.

È un software in cloud, standalone o integrato in una suite completa per la gestione delle risorse umane (HRM), che offre ai responsabili della formazione tutti gli strumenti necessari per organizzare ed erogare l’offerta formativa aziendale e ai dipendenti la possibilità di consultare il catalogo dei corsi, iscriversi e frequentarli.

Le funzionalità di un LMS variano a seconda della sua profondità. Le più basilari sono:

• creazione e gestione del catalogo formativo
• organizzazione delle iscrizioni e delle partecipazioni ai corsi
• definizione delle edizioni e del calendario delle lezioni
• tracciamento delle attività svolte e dei progressi ottenuti
• generazione degli attestati di partecipazione
• produzione di report dedicati

Il più grande vantaggio di un LMS risiede nel fatto che permette di organizzare ed erogare tutta la formazione aziendale da un solo strumento, accessibile da ogni dispositivo. Il processo di formazione viene quindi gestito in modo trasparente e coinvolgente, sfruttando i dati per apportare continue migliorie.

eLearning

Abbiamo visto come le funzionalità basilari di un software per la formazione servano a dare ordine e struttura all’offerta formativa aziendale.

Ma un LMS diventa davvero completo quando consente anche di frequentare i corsi direttamente sulla propria piattaforma, supportando l’eLearning.

Software come Altamira Learning permettono quindi non solo di caricare e visualizzare video e altri materiali multimediali al loro interno, ma anche di fruire di contenuti formativi avanzati, tipicamente basati sullo standard SCORM.

Questo formato consente di monitorare l’effettiva fruizione dei corsi, registrare il loro completamento e annotare i risultati conseguiti. Una condizione necessaria per dare validità, per esempio, ai corsi di formazione obbligatori regolati dalla normativa italiana.

Accanto allo SCORM si stanno iniziando a diffondere standard più evoluti come xAPI, che permettono di tracciare anche esperienze di apprendimento al di fuori della piattaforma.

Funzionalità avanzate

Il supporto all’eLearning non è l’unica funzionalità avanzata da ricercare in un LMS moderno. Altre feature che possono rendere la formazione aziendale più fluida e coinvolgente sono:

• strumenti per la gestione della formazione esterna, per permettere al dipendente di caricare certificazioni e attestati ottenuti al di fuori dell’azienda
• firma elettronica, per formalizzare gli attestati quando richiesto
• elementi di gamification, per aumentare il tasso di frequentazione dei corsi
• app nativa, da cui poter svolgere tutte le operazioni principali anche in mobilità: consultare il catalogo, iscriversi a un corso e frequentarlo
• sistema di alert e scadenze legate al rinnovo delle certificazioni
• strumenti per la gestione del budget e il tracciamento della formazione finanziata

Il ruolo dell’AI nella formazione aziendale

L’intelligenza artificiale ha il potenziale per trasformare il modo in cui la formazione viene progettata e fruita.

Come in tanti altri settori il suo utilizzo sta aumentando gradualmente, partendo da alcuni processi specifici.

Tra le applicazioni più rilevanti finora:

• suggerimento automatico dei corsi, in base al ruolo e alle competenze
• personalizzazione dei percorsi formativi, con contenuti progressivi pensati appositamente per il singolo dipendente
• analisi degli skill gap, per individuare le priorità su cui intervenire
• generazione automatica di test ed esami, partendo dai materiali formativi
• chatbot, che assiste i discenti su dubbi e domande legate ai corsi

L’AI permette quindi di superare un approccio standardizzato, rendendo la formazione più mirata ed efficace.

KPI della formazione e ROI

In molte aziende, gli investimenti nella formazione sono frenati dalla convinzione che non ci sia un modo pratico per misurarne l’impatto e i ritorni.

In realtà, anche grazie all’utilizzo di un LMS, ci sono diversi indicatori che possono essere usati per valutarne l’efficacia.

Partendo dai KPI quantitativi, alcune metriche interessanti sono:

• tasso di iscrizione ai corsi
• tasso di completamento dei corsi
• tasso di partecipazione alle attività formative
• risultati di test e valutazioni
• miglioramento delle performance a 3/6/12 mesi dal completamento di un corso
• costo della formazione per dipendente

Ma i dati quantitativi, da soli, non bastano. Per questo conviene affiancare loro dati qualitativi, ottenuti raccogliendo il feedback dei partecipanti ai corsi attraverso questionari che facciano emergere:

• il livello di soddisfazione per i vari aspetti del corso: docente, contenuti, logistica, esami ecc.
• la percezione di utilità del corso rispetto alle aspettative
• quanto le competenze sviluppate siano applicabili al contesto lavorativo

Sia i KPI sulla formazione che i questionari sull’efficacia formativa possono essere gestiti tramite l’LMS aziendale.

Come calcolare il ROI della formazione

Per misurare il ritorno sull’investimento nella formazione aziendale bisogna mettere in relazione i costi sostenuti con i benefici ottenuti.

Calcolare i costi è piuttosto semplice, soprattutto se si ricorre a formatori esterni e non interni. Più difficile è dare un valore numerico ai benefici ottenuti.

Bisogna, infatti, calcolare quanto incide sui risultati di business:

• la crescita della produttività
• la riduzione degli errori
• il miglioramento delle performance individuali e di team
• il calo del turnover
• l’aumento dell’attraction

Non sorprende, quindi, che poche aziende siano in grado di dare un valore concreto al ROI. Resta però molto utile ricorrere a KPI e analisi delle performance per individuare trend di crescita e miglioramento.

Obblighi normativi nella formazione aziendale

Non tutta la formazione viene decisa dall’azienda. Come abbiamo visto, infatti, oltre alla formazione strategica esiste quella obbligatoria, dettata da obblighi normativi che le aziende devono rispettare.

In Italia, questa è disciplinata principalmente dal Decreto Legislativo 81/2008, che stabilisce l’obbligo per il datore di lavoro di garantire ai dipendenti una formazione adeguata in materia di salute e sicurezza.

In particolare, l’articolo 37 prevede che ogni lavoratore riceva:

• formazione generale
• formazione specifica in base al ruolo

Tra gli strumenti previsti per lo sviluppo delle competenze rientra anche l’apprendistato, un contratto con finalità formativa che assegna una quantità definita di ore di formazione allo sviluppo di competenze di base e di competenze professionalizzanti.

Gestire correttamente questi obblighi è fondamentale non solo per evitare sanzioni, ma anche per garantire un ambiente di lavoro sicuro.

Budget e formazione finanziata

Stato, regioni e Unione Europea sono i primi a sapere quante difficoltà abbiano le imprese, soprattutto le più piccole, a trovare risorse da investire nella formazione.

Per questo esistono numerose opportunità di finanziamento a cui poter attingere, anche se spesso a fronte di iter burocratici complessi e tempistiche non sempre allineate alle esigenze aziendali.

Ma non sempre è possibile contare su risorse esterne. Per questo, è fondamentale imparare a definire e gestire il budget per la formazione in modo efficace.

Come definire il budget per la formazione

Il budget formativo andrebbe sempre pianificato in base agli obiettivi di business, partendo da tre elementi:

• Obiettivi strategici. Quali competenze servono per supportare la crescita dell’azienda nei prossimi 12-24 mesi?
• Analisi dei gap. Che distanza c’è tra le competenze attuali e quelle necessarie?
• Popolazione coinvolta. Quante persone devono essere formate e quanto a fondo?

Una volta completata questa analisi si può tradurre il fabbisogno in investimento economico.

Come allocare il budget in modo efficace

Una volta definito, il budget va distribuito in modo coerente agli obiettivi, evitando di concentrarlo solo su alcune tipologie di formazione.

In genere, è utile bilanciare:

• formazione obbligatoria, che garantisce la compliance alle normative vigenti, evitando il rischio di multe e infortuni sul lavoro
• formazione tecnica, legata al ruolo e alla produttività del personale
• formazione trasversale, per sviluppare soft skill e competenze manageriali, oggi più che mai importanti
• formazione strategica, legata a progetti di trasformazione (digitale, organizzativa, ecc.), oggi trainati dall’IA

Occorre anche scegliere tra:

• formatori esterni, con il vantaggio di assumere professionisti qualificati
• formatori interni, con un risparmio e una maggiore attinenza ai processi aziendali
• sviluppo di contenuti interni, mirati e concreti
• acquisto di contenuti già pronti, per dare ampia scelta al personale

Ogni opzione ha impatti diversi in termini di costi e scalabilità. Creare i contenuti internamente, per esempio, è molto costoso. Ecco perché oggi attingere a cataloghi formativi completi e ben studiati come quelli di Skilla, integrandoli nel tuo LMS, è un’opzione molto efficace.

Come ottimizzare il budget formativo

Altri accorgimenti permettono di trarre il massimo dai propri investimenti in formazione, evitando di disperdere il budget su iniziative poco efficaci:

• utilizzare un LMS per centralizzare e monitorare la formazione su un unico strumento
• riutilizzare contenuti già prodotti, evitando di legarli a situazioni troppo specifiche
• combinare formazione live e on demand, esaltando i rispettivi punti di forza
• evitare corsi generici non collegati ai reali bisogni formativi dei dipendenti
• misurare i risultati e utilizzare i questionari per capire dove investire e dove no

Formazione finanziata: opportunità e limiti

Accanto al budget interno, le aziende possono contare su diverse forme di finanziamento pubblico:

• fondi interprofessionali, che finanziano piani formativi attraverso lo 0,30% dei contributi INPS versati dalle aziende
• voucher e bandi per la formazione, messi a disposizione a livello regionale o nazionale
• iniziative come il Fondo Nuove Competenze, cofinanziato dal Fondo Sociale Europeo, che rimborsa il costo delle ore di lavoro dedicate alla formazione

Queste soluzioni permettono di sviluppare le competenze del personale senza incidere completamente sui costi aziendali. Tuttavia, presentano anche alcuni limiti:

• tempistiche non sempre compatibili con le esigenze operative
• vincoli su contenuti e modalità che limitano l’efficacia
• complessità burocratica per accedere ai finanziamenti
• qualità della formazione non sempre elevata

Per questo motivo, la formazione finanziata dovrebbe essere vista come un’integrazione al budget aziendale, non come un sostituto.

Errori comuni nella formazione aziendale

Investire nella formazione non è garanzia di successo, se non lo si fa nella maniera giusta. Le aziende che non passano attraverso uno studio delle esigenze formative e non si preoccupano di definire obiettivi chiari, spesso commettono errori strutturali che indeboliscono i risultati ottenuti.

Alcuni degli errori più comuni sono:

• Non collegare la formazione al business. Se i percorsi formativi non hanno alcuna attinenza con gli obiettivi aziendali, è difficile che possano produrre risultati concreti.
  • Non misurare. Se non si adottano KPI chiari e non si tracciano i processi, non c’è modo di capire se la formazione è efficace né come migliorarla.
  • Non applicare le competenze sviluppate. Se le skill acquisite non vengono poi utilizzate nel lavoro quotidiano, l’impatto sarà nullo.
  • Non creare percorsi strutturati. Se la formazione resta un evento isolato, i suoi effetti si dissipano rapidamente.
  • Non personalizzare la formazione. Ogni dipendente ha esigenze diverse, legate a ruolo, seniority e obiettivi di sviluppo. Grazie alla formazione personalizzata si può aumentare l’efficacia dei percorsi, migliorare il coinvolgimento e ridurre il rischio di dispersione.
  • Non adottare gli strumenti giusti. Senza un LMS moderno, strutturare un piano di formazione solido e coinvolgente è molto più difficile.

Evitando questi e altri errori si può dare un ruolo strategico all’investimento nella formazione aziendale.

Trend della formazione aziendale

La formazione aziendale è un ambito in continua evoluzione, spinto dai cambiamenti tecnologici e organizzativi. In Italia, si sta sviluppando anche una fiorente economia di società EdTech, a testimonianza di quanto l’interesse per soluzioni di upskilling e reskilling sia in crescita.

Tra i trend attuali più rilevanti possiamo citare:

• Microlearning. Consiste nella fruizione di contenuti brevi e focalizzati, da qualunque dispositivo e nei ritagli di tempo. In questo modo la formazione riesce a integrarsi più facilmente nei tempi e nei ritmi della giornata lavorativa.
• Mobile learning. Mettere a disposizione i percorsi formativi anche da smartphone li rende più flessibili e accessibili.
• Formazione continua. Oggi, le competenze evolvono così rapidamente che occorre abbandonare un approccio “spot” a favore di un apprendimento continuo.
• Academy aziendali. Per alcune aziende il tema della formazione è così impellente e strategico che può essere gestito soltanto grazie a una academy aziendale.
• Intelligenza artificiale. Nei prossimi anni, l’applicazione dell’IA nella formazione continuerà a crescere, con lo scopo di rendere lo sviluppo delle competenze il più personalizzato possibile sulle esigenze del singolo lavoratore.
• Tecnologie immersive. Grazie alla realtà aumentata, sarà possibile sviluppare nuove forme di training impossibili fino a oggi.

Conclusioni

La formazione aziendale non è mai stata un’attività accessoria per le imprese, ma nel mercato del lavoro attuale la sua importanza strategica è in continuo aumento.

Solo un’organizzazione sempre aggiornata è infatti in grado di adattarsi rapidamente a un contesto in continuo cambiamento.

Le aziende che riescono a strutturare un piano di formazione efficace ed integrato agli altri processi HR sono anche quelle più preparate a evolvere.