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7 consigli per smaltire le email al rientro dalle ferie

Una immagine che mostra una inbox con 179 messaggi non letti

L’ultimo giorno di lavoro prima di qualche settimana di agognato riposo, per quanto ricco d’impegni, scorre via sereno in vista dell’imminente periodo di vacanza. Eppure, mentre ci accingiamo a spegnere il nostro computer e a uscire dall’ufficio, ci capita di rabbrividire al pensiero della mole di email da leggere che troveremo al nostro rientro dalle ferie.

È un supplizio inevitabile? In parte sì, ma c’è tanto che puoi fare per ridurne l’impatto. Ecco una serie di consigli utili, raggruppati in categorie!

 

Adotta delle buone abitudini

Il primo passo per non ritrovarsi con una cartella inbox stracolma al rientro delle ferie è quello di provvedere a organizzare per tempo la propria casella tramite il client di posta elettronica. È un’operazione che richiede un po’ di tempo e di studio, destinata però a ripagare già nel breve periodo.

Ovviamente ogni client di posta ha il suo arsenale di filtri e strumenti per la gestione del flusso di email e opzioni e nomenclature cambieranno a seconda della tua scelta. In questo ambito non possiamo quindi che limitarci a darti qualche indicazione di massima su come organizzare il tuo account.

Una prima strategia, utile soprattutto quando ci si ritrova un gran numero di messaggi nella propria cartella di posta principale, è quella di creare una cartella d’archivio in cui spostare subito tutti i messaggi che abbiamo letto e di cui ci siamo presi cura.

Attraverso il sistema di filtri, potrai anche smistare le email in sottocartelle di tua creazione. La modalità in cui organizzare tali cartelle è legata alla tua professione e alla tua modalità di lavoro. Potresti suddividere l’account in base ai diversi progetti (corsi di formazione, posizioni aperte ecc.), in base alla natura dell’interlocutore (fornitori, clienti, candidati, partner ecc.) e in tanti altri modi.

È possibile anche apporre etichette e colori che contrassegnino una determinata categoria di messaggi. In questo caso, torna utile affidarsi alla codifica tradizionale, con il verde a indicare qualcosa di “facile” o “risolto” e il rosso a innalzare il nostro livello di attenzione.

Un’ultima raccomandazione è quella di svuotare la cartella di posta prima di partire. Al tuo rientro dalle ferie avrai già il tuo bel da fare con tutti i nuovi messaggi senza doverti prendere cura anche di quelli passati!

 

Leggi e rispondi con metodo

Hai provveduto a organizzare per tempo il tuo account di posta, ma nonostante questo al rientro dalle ferie hai ritrovare un numero di email tale da farti tremare le ginocchia?

Niente paura: con un po’ di metodo, la situazione volgerà rapidamente per il meglio.

Per iniziare, ordina le nuove email in ordine cronologico, partendo dalla più vecchia. Nella prima fase, dovresti soffermarti solo sui messaggi provenienti da mittenti conosciuti, che sai per certo essere “sicuri”. Rispondi a tutte le email che richiedono meno di due minuti e sposta in una cartella apposita quelle che richiedono una maggiore riflessione.

Se hai paura di dimenticarti delle email più complesse, affidati a uno strumento che ti aiuta a organizzare e ricordare i tuoi impegni, come Remember the Milk e Todoist, ai calendari di Outlook e Google o a un bel post-it!

In generale, evita di dilungarti troppo su una sola email: ricorda, anche la persona a cui stai scrivendo, con tutta probabilità, è in preda al tuo stesso problema e non è il caso di oberarla ulteriormente.

Individua poi tutte le email indesiderate o che non hai intenzione di leggere e cancellale senza pietà. Rappresentano solo un’inutile distrazione e, se non le ritieni utili adesso, non lo saranno neanche tra qualche giorno.

Passa infine a occuparti delle email con una minore priorità, inserendo quest’attività nel tuo normale flusso di lavoro. In questa fase si rivelano molto utili anche i dispositivi portatili. Se il desktop resta lo strumento principe con il quale gestire e scrivere le email, infatti, non è un mistero che anche la posta di lavoro venga sempre più consultata anche dal proprio smartphone. Sfrutta la portabilità di questo strumento per scorrere velocemente i messaggi meno importanti durante i tempi morti, mentre attendi che il tuo superiore smetta di parlare al telefono e ti riceva o mentre fai la fila in mensa (te lo concediamo solo al rientro dalle ferie, negli altri giorni cerca di goderti la tua pausa!).

 

Fatti aiutare dalle app

Fin dal 2008 circa, quando il problema delle troppe email è diventato pressante, è nata una nuova categoria di software con lo scopo di aiutarci a regolarne il flusso.

In rigoroso ordine alfabetico, ecco alcune applicazioni che ti aiuteranno nella gestione della tua inbox, soprattutto in un momento critico come il ritorno al lavoro dopo le ferie.

Inky: Si autoproclama un’alternativa economica ad Outlook, in grado di offrire un set completo di strumenti per tutti i tipi di dispositivi. Permette di risparmiare molto tempo grazie alle opzioni avanzate di ricerca, al sistema di cartelle ed etichette e alla facilità d’uso.

Mailbox (RIP): Normalmente, uno dei primi servizi a cui ti avremmo rimandato è quello di Mailbox, acquistato un paio di anni fa dal famosissimo Dropbox. Purtroppo, ha di recente annunciato che terminerà il suo servizio nel febbraio del 2016… Dare un’occhiata alle sue funzioni, comunque, potrebbe essere d’ispirazione.

Mailstrom: Mailstrom è una webapp facile da collegare al proprio account di posta, qualsiasi provider utilizziamo. Permette di velocizzare notevolmente diverse operazioni come la cancellazione dalle newsletter e, soprattutto, ti fa comprendere la “natura” dei messaggi che ricevi: chi ti invia gli allegati di dimensioni maggiori, quale social network intasa regolarmente la tua inbox, l’orario in cui ricevi più messaggi. In questo modo, puoi adottare le giuste strategie per mitigare il flusso di email ricevute.

Taper: Se proprio non riesci a gestire senza ansia un numero elevato di messaggi non letti, Taper è il servizio che fa per te, dato che sposta le nuove email nel tuo account 5 alla volta, partendo da quelle più importanti. Non avrai mai più di 5 messaggi non letti nella tua inbox! Non c’è alcun problema di sicurezza e di privacy, dato che Taper non archivia né salva nulla, ma si limita a gestire l’afflusso dei messaggi dal Cloud alla tua casella di posta. Ciò vuol dire anche che nel caso in cui il servizio Taper fosse indisponibile, non avrai alcun problema nel ricevere le tue email.

Triage: Come detto, i tempi morti sono un ottimo momento per smaltire la mole di email accumulatasi. Se hai un iPhone puoi approfittare dei servizi di Triage. Trasforma i nuovi messaggi in un mazzo di carte e ti permette di archiviarli, aprirli e conservarli per dopo con semplici movimenti delle dita e della mano.

 

Vai oltre l’email

Non tutte le software house hanno deciso di approcciare la soluzione del problema delle troppe email allo stesso modo. C’è chi – come illustrato nel paragrafo precedente – ha provato a fornire gli strumenti per governare questo processo e chi, come vedremo tra poco, ha cercato di rimpiazzarlo con qualcos’altro.

Sono infatti nate anche tantissime applicazioni, più ambiziose, che si propongono di sostituire del tutto le email. È il caso di Yammer (social network privato), Jive (software di collaborazione) e, più recentemente, di Slack (app di messaggistica capace di integrare una serie di altri servizi) e di tutta una serie di “cloni” dalle caratteristiche simili.

Si tratta di strumenti pensati per il business e che permettono al personale di collaborare in maniera più efficiente e con minore dispendio di denaro ed energia.

Da un canto, quindi, riducono l’ammontare di email nella tua casella di Inbox ma dall’altro rappresentano un nuovo ambito di comunicazione da tenere sotto controllo.

 

Passa in rassegna le newsletter

Il rientro dalle ferie coincide spesso con un nuovo inizio, che sia legato al calendario solare o alle attività aziendali. È quindi un ottimo momento per fare il punto sulle newsletter che abbiamo sottoscritto nel corso dell’anno precedente. Passale in rassegna una per una e valuta quanto ti siano state utili.

Già il fatto di aver visualizzato ogni messaggio di una newsletter è un chiaro indizio di interesse, se poi ricordi anche di averne tratto dei buoni insegnamenti, allora è proprio il caso di continuare a farne uso.

In generale, dai la preferenza alle newsletter tecniche, che ti diano informazioni pratiche e consigli sull’utilizzo di un software o di un prodotto, ed evita quelle troppo pubblicitarie e ricche di spam.

Cancellati da tutte quelle che non hai nemmeno aperto e scopri se ne esistono di nuove che vorresti provare.

 

Riduci la mole di email

Ovviamente, il primo segreto per gestire la mole di email non lette al rientro dalle ferie è quello di ridurre in anticipo il numero di messaggi di posta che si ricevono ogni giorno. Non un problema da poco, in un’epoca in cui l’informazione è potere, ma anche lo spam non scherza!

Cominciamo dall’ovvio: non utilizzare l’account di posta di lavoro per questioni personali! Non è solo questione di buon gusto, o di ferree regole aziendali, ma anche di praticità. Al tuo ritorno dalle ferie avrai già una montagna di email di lavoro non lette da scalare, sicuro di voler aggiungere anche le ultime offerte della tua palestra o l’invito a cena dei vicini?

Una delle prime cose da fare è organizzare il sistema di notifiche dei nostri social media, anche se li usiamo per il lavoro. Ha davvero senso ricevere una mail per ogni gruppo a cui siamo iscritti su LinkedIn? Abbiamo mai il tempo di aprirle e leggerle? C’è bisogno di un messaggio di posta che ci informi di ogni singola performance del nostro account Twitter?

Molto meglio affidarsi a digest molto sporadici o essere proattivi e visitare le pagine di interesse una volta al giorno, senza bisogno di ricevere alcuna notifica.

Per fortuna oggi molte attività gestionali di un’azienda vengono svolte grazie a specifici software, dotati di una piattaforma condivisa che riduce il numero di comunicazioni esterne necessarie per lo svolgimento della propria attività. Nell’HR, per esempio, i Career Center di un’azienda riducono l’afflusso di email di candidatura a cui rispondere in maniera disorganizzata e si può ricorrere a specifici applicativi anche per la gestione dei corsi di formazione interni, per l’organizzazione del piano ferie aziendale ecc.

 

Non controllare la posta prima del rientro dalle ferie!

A meno che il tuo ruolo aziendale non comporti responsabilità tali da dover sempre rimanere a disposizione, o che non abbia lasciato in sospeso qualcosa d’importante per il quale aspetti una risposta via email, durante il meritato periodo di ferie pensa soltanto a rilassarti.

Collegarsi anche solo per due minuti al proprio account di posta e scoprire che il numero di messaggi in arrivo ha già superato la doppia cifra, infatti, potrebbe avere conseguenze devastanti sul tuo umore.

Goditi le tue meritate giornate di vacanza. Al rientro dalle ferie, se seguirai i nostri consigli, l’impatto con la tua inbox sarà meno traumatico che negli anni precedenti!


Crediti fotografici: @adimas/Fotolia