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Gestione delle Risorse Umane: Excel può ancora bastare?

Excel
Passi le giornate ad aggiornare un foglio elettronico che diventa sempre più complicato? Questo articolo fa proprio per te.

Il foglio elettronico è uno strumento di lavoro eccezionale e incredibilmente versatile, usato con successo da privati e aziende per una varietà di scopi.

I suoi punti di forza stanno nella grande facilità di data entry, nella capacità di modificare rapidamente una grossa mole di dati e nella possibilità di creare grafici anche complessi.

Tali caratteristiche hanno portato a un uso diffuso dei fogli di calcolo, che vengono preferiti anche a strumenti specifici per attività aziendali vitali. Soprattutto nelle piccole e medie imprese e negli enti pubblici, dove è ancora diffuso il ricorso ai fogli elettronici (e persino al cartaceo!) nella gestione della documentazione dei dipendenti, nella strutturazione del piano ferie e permessi, nel recruiting e nella valutazione delle competenze e delle prestazioni del personale.

Le motivazioni che di solito spingono un’azienda o un ente a continuare a usare i fogli di lavoro sono:

  • costo ridotto
  • abitudine
  • necessità di formazione minima.

Se le attività HR sono sempre state svolte con questo strumento si è restii a cambiare, temendo (a torto) di dover rinunciare alle informazioni accumulate nel corso degli anni. Eppure, le società di selezione e di consulenza e tutte le aziende che superano i 20-30 dipendenti hanno molto da perdere nel continuare a utilizzare i fogli di lavoro per l’HR.

Nel corso degli anni, la quantità e la varietà di dati da archiviare e maneggiare si moltiplica e il ricorso a uno strumento come Excel nella gestione delle Risorse Umane si rivela sempre più inefficace. Il tempo sprecato per le mancanze, le lacune e le complessità dei fogli di calcolo rappresentano un costo vivo per l’azienda, dato che lo stesso tempo potrebbe essere dedicato ad attività più proficue.


I principali svantaggi della gestione delle Risorse Umane con Excel sono:

  • Si impiega troppo tempo. Ogni settimana, l’ufficio Risorse Umane dedica preziose ore di lavoro all’inserimento di dati, alla gestione delle diverse versioni dei documenti, alla correzione di errori e alla creazione e invio di report.
  • Non si dispone di un ambiente di lavoro unico come quello offerto da molti software cloud moderni. Bisogna così ricorrere a una serie di strumenti da usare in parallelo: foglio di calcolo, editor di testo, email, calendario ecc. Pensa a tutti i CV in formato Word e ai documenti anagrafici del personale!
  • Le comunicazioni vanno effettuate con altri strumenti e di conseguenza non sono archiviate. E non sono le uniche attività di cui è impossibile tenere traccia.
  • Un foglio elettronico può diventare molto complesso, con l’impiego di un gran numero di formule e formattazioni difficili da decifrare per chiunque non sia il suo creatore. Cosa succede se il tuo addetto alle Risorse Umane va via senza procedere al passaggio di consegne?
  • Non si ha un sistema di storicizzazione dei dati. Le informazioni aggiornate sostituiscono e cancellano le precedenti.
  • Non c’è un sistema di notifiche per le scadenze, con il rischio di mancare un’importante deadline.
  • Commettere errori è molto facile, accorgersene è estremamente difficile. Secondo un’indagine, la maggior parte dei fogli Excel utilizzati dalle aziende contengono almeno un errore. Spesso si tratta di uno sbaglio insignificante, altre volte la sua presenza ha generato veri e propri disastri.
  • Scarsa sicurezza. Anche se è possibile impostare una password, per esempio, per un singolo foglio Excel, è altrettanto facile procurarsi software in grado di forzarla.

Di fronte a tutte queste mancanze, è forse giunta l’ora anche per le piccole e medie aziende di abbandonare i cari vecchi fogli elettronici in favore di soluzioni più moderne e pensate appositamente per gestire i complessi processi HR.




Crediti fotografici: @blueringmedia/Fotolia