Molte aziende – dalle multinazionali alle PMI – si avvalgono di un sistema di performance management, storicamente incarnato dalle schede di valutazione del personale.
Navigando in rete, è possibile trovare un gran numero di esempi di schede di valutazione del personale già pronte per l’uso. Limitarsi a scaricarne una per la propria azienda non è, però, una buona idea.
Perché tale documento si riveli efficace, infatti, la sua struttura deve essere frutto di un lavoro di analisi precedente che deve rispondere ad alcuni interrogativi fondamentali, tra i quali:
- qual è lo scopo finale del processo di valutazione? Quale vantaggio si vuole ottenere per l’azienda?
- cosa si intende per buona performance nell’azienda specifica?
- che cosa si vuole valutare esattamente?
- qual è il contesto di riferimento e qual è la cultura aziendale?
- quali sono le competenze indispensabili per lavorare in azienda?
- quali sono le competenze indispensabili per ricoprire ciascuna posizione?
- chi si occupa delle valutazioni?
Soltanto partendo da queste e altre riflessioni è possibile sviluppare un sistema di valutazione dei dipendenti che consenta di assumere, gestire, formare, sviluppare, valorizzare e trattenere le migliori risorse umane.
Questa fase preliminare deve essere sviluppata da professionisti HR – interni o esterni – a cui spetterà anche il compito di istruire i valutatori.
Grazie a questa analisi viene prodotta una scheda di valutazione strettamente correlata all’organico di quell’azienda. Poco importa che la si realizzi graficamente da zero o modificando un esempio di scheda di valutazione del personale trovato online.
Struttura di una scheda di valutazione del personale
Una scheda di valutazione dei dipendenti che permetta di valutare competenze, obiettivi e prestazioni ha tipicamente questa struttura:
1. Informazioni sul valutato, che possono comprendere:
- generalità;
- titolo di studio;
- azienda;
- settore;
- mansioni/ruolo;
- informazioni sul valutatore;
- periodo di valutazione;
2. Gli obiettivi definiti e un sistema di valutazione del loro raggiungimento.
3. L’elenco delle competenze inquadrate – sia di natura tecnica che caratteriale – con un punteggio da associare a esse.
4. Il sistema di calcolo del punteggio complessivo e una sezione in cui riportarlo.
5. Un’area di commento e feedback, in cui entrambi gli attori della valutazione possono inserire riflessioni, suggerimenti, ipotesi di sviluppo ecc.
I pregi delle schede di valutazione del personale
Ci sono diversi motivi per i quali le schede di valutazione hanno avuto così successo:
- Essendo realizzate tipicamente con un semplice editor di testo o foglio di calcolo, sono facili da creare e personalizzare in base al processo di performance management stabilito per l’azienda.
- Lasciano ampio spazio per riflessioni di tipo qualitativo e commenti.
- Non hanno grossi costi di produzione.
- Possono essere facilmente scambiate tra le parti attive del processo di valutazione.
Limiti delle schede di valutazione del personale
Altrettanto evidenti sono i limiti che tale strumento ha evidenziato soprattutto negli ultimi anni, anche per via dell’aumento del lavoro a distanza. Eccone alcuni:
- Richiede una grande mole di data entry. Ciò implica un notevole volume di lavoro e il rischio di commettere errori.
- I punteggi finali vanno calcolati a mano o impostando complicate formule su fogli di calcolo.
- La stessa scheda di valutazione del personale non può essere consultata ed elaborata contemporaneamente da valutato e valutatore.
- Bassa interattività ed engagement del processo di valutazione.
- Non essendoci un sistema di scadenze e notifiche, il programma ha un alto tasso d’abbandono e le valutazioni non vengono sempre effettuate al momento giusto.
- Le singole schede di valutazione non offrono una visione complessiva dell’azienda, che si ottiene solo con un faticoso lavoro di esportazione dei dati su un documento comune.
Andare oltre la scheda di valutazione
La rivoluzione tecnologica nell’HR – legata soprattutto ai software in cloud – sta modernizzando anche le modalità di gestione della valutazione dei dipendenti.
Ciò non vuol dire che il processo strutturatosi nel corso di decenni – cui abbiamo solamente accennato nella prima parte di questo articolo – sia del tutto da rimpiazzare.
I migliori software di performance management sono anzi, a nostro avviso, quelli che più sono capaci di preservare i punti di forza di questo sistema, colmare le sue lacune e ampliare i suoi orizzonti. Anche se abbiamo a disposizione un’auto più moderna e potente, non c’è alcuna ragione di reinventare la ruota!
L’analisi preliminare dei processi e del capitale umano aziendale resta fondamentale, così come la capacità di personalizzare il meccanismo di valutazione sulle esigenze e sulle caratteristiche dell’impresa.
A cambiare è la struttura della scheda di valutazione, che non viene eliminata ma digitalizzata e potenziata. Cambia soprattutto il supporto: non più carta o documento di testo, ma un workflow di cui entrambi gli attori possono dirsi protagonisti.
Grazie ai software di valutazione dei dipendenti non esistono più singole istanze separate – una miriade di documenti indipendenti – ma una piattaforma in cui ogni singolo processo di valutazione viene portato avanti in maniera interattiva dalle parti coinvolte e in cui ogni informazione può essere utilizzata dall’ufficio HR e dal management per compiere analisi approfondite sul capitale umano aziendale.
Una soluzione di questo tipo, fondata su un database dei dipendenti self service, elimina il problema del data entry e assicura un più alto tasso di partecipazione.
Notifiche e interattività rendono agevole anche prevedere più review nel corso dell’anno, in modo da intervenire tempestivamente per correggere situazioni critiche.
I vantaggi principali si hanno però nella fase finale, quando è tempo di trarre i risultati. Tutti i dati raccolti sulla piattaforma possono essere incrociati a proprio piacimento per ottenere report preziosi sullo stato del proprio capitale umano.
Se una singola scheda di valutazione può essere usata per prendere una decisione sul premio personale di un dipendente, con un intero database e un sistema di report a disposizione si possono compiere riflessioni complessive, identificare gap di competenze, impostare il piano di formazione, guidare le scelte di recruiting e le promozioni in maniera meritocratica ecc.
Modernizzando il proprio sistema di valutazione dei dipendenti, insomma, si ottiene un vero e proprio strumento strategico per il business.
Crediti fotografici: ©stockphoto/graf/Fotolia
