Cosa sono i permessi di lavoro? Quanti ne spettano e come funzionano? Quante tipologie ne esistono e come si differenziano i permessi retribuiti da quelli non retribuiti?
I permessi di lavoro sono ore di assenza concordate con l’azienda, che i dipendenti possono utilizzare per motivi personali, familiari o professionali. Rappresentano uno strumento fondamentale per conciliare vita privata e attività lavorativa, oltre che un diritto tutelato dalla normativa vigente.
In questo articolo, vedremo cosa sono i permessi sul lavoro, quali tipologie esistono e quando spetta la retribuzione.
Analizzeremo anche le differenze tra permessi e ferie, nonché la procedura di richiesta dei permessi di lavoro.
Permessi di lavoro: cosa sono e vantaggi
I permessi di lavoro sono autorizzazioni ufficiali che consentono ai dipendenti di assentarsi dal posto di lavoro. Tale assenza è concordata per un determinato periodo di tempo, che può variare da poche ore a diversi giorni.
Il permesso di lavoro deve rientrare in motivazioni specifiche previste dalla legge, dai CCNL o dai regolamenti interni dell’azienda. Per essere valida, la richiesta di permesso deve seguire una procedura formale e rispettare i criteri indicati dal datore di lavoro.
I permessi possono essere retribuiti o non retribuiti, a seconda della loro natura e delle disposizioni contrattuali. Oltre a rispondere a esigenze personali, in alcuni settori rappresentano uno strumento essenziale anche per la gestione della sicurezza.
In particolare, i permessi di lavoro garantiscono i seguenti vantaggi principali:
- Offrono ai dipendenti la possibilità di affrontare necessità personali o familiari senza perdere il diritto alla conservazione del posto.
- Contribuiscono a ridurre il rischio di incidenti nei contesti in cui è essenziale garantire la piena lucidità e prontezza operativa.
- Assicurano il rispetto delle normative vigenti in materia di salute, sicurezza e tutela dei diritti del lavoratore.
I permessi di lavoro, perciò, non sono solo un diritto del dipendente, ma anche una risorsa strategica per l’efficienza dell’azienda.
Differenze tra permessi e ferie
Nel mondo del lavoro, permessi e ferie sono strumenti diversi. Entrambi, tuttavia, permettono al dipendente di assentarsi dal lavoro per un periodo definito. La differenza principale risiede nella durata, finalità e modalità di fruizione.
I permessi di lavoro, come abbiamo visto, sono assenze di durata più o meno breve, concesse per gestire esigenze specifiche. Le ferie, invece, rappresentano un diritto irrinunciabile del lavoratore, sancito dalla Costituzione. Hanno lo scopo di favorire il recupero psico-fisico dei dipendenti e sono concesse per un minimo di 4 settimane l’anno.
Tra le altre differenze tra ferie e permessi troviamo:
- Le ferie si calcolano in giorni, mentre i permessi sono generalmente conteggiati in ore.
- Le ferie devono essere godute obbligatoriamente nel corso dell’anno, mentre i permessi possono anche non essere utilizzati.
- Le ferie sono sempre retribuite in modo pieno, mentre i permessi possono essere retribuiti, non retribuiti o parzialmente retribuiti, a seconda del contratto collettivo o della tipologia.
- I giorni di ferie non goduti non possono essere monetizzati durante il rapporto di lavoro, a meno che il contratto non si concluda. In quel caso, le ferie residue vengono liquidate e inserite nell’importo corrisposto al lavoratore come parte del TFR. Diversamente, i permessi retribuiti non goduti vengono generalmente pagati a parte e indicati in busta paga come voce separata.
- Le ferie sono pianificate in accordo con l’azienda, che valuta le esigenze organizzative. I permessi vengono invece richiesti direttamente dal lavoratore, con almeno 3 giorni di preavviso.
Quando conviene richiedere ferie o permessi? Dipende dalla situazione individuale. Se si ha un alto numero di ferie accumulate, è preferibile utilizzarle per evitare di perderle. Al contrario, se il residuo di ore di permesso è elevato, può essere utile sfruttarle per assenze brevi.
Distinzione tra permessi retribuiti e non retribuiti
Quando si parla di permessi di lavoro, è importante distinguere tra permessi retribuiti e permessi non retribuiti. Questi due strumenti, infatti, differiscono per la modalità di fruizione, la retribuzione e le motivazioni per cui vengono concessi.
I permessi retribuiti sono periodi di assenza dal lavoro in cui il dipendente mantiene il diritto alla retribuzione. In questi casi, il lavoratore conserva anche il proprio posto di lavoro e l’anzianità di servizio. Inoltre, è solitamente prevista la copertura contributiva figurativa ai fini pensionistici.
I permessi di lavoro retribuiti possono essere legati a situazioni specifiche previste dalla legge o dai contratti collettivi. Alcuni esempi di permessi retribuiti sono:
- Permessi per lutto o grave infermità
- Permessi per concorsi ed esami
- Permessi studio
- Permessi per donazione di sangue e midollo osseo
- Permessi per motivi personali
- Permessi per cariche pubbliche elettive
- Permessi per impiegati nei seggi elettorali
- Permessi per matrimonio
- Permessi per lavoratori genitori
- Permessi per chi assiste familiari con handicap (Legge 104/92)
- Permessi per visite mediche
- Congedi formativi
- Permessi per attività sociali e di volontariato
I contratti collettivi possono aggiungere ulteriori diritti o migliorarli. Un esempio di permesso retribuito previsto dai CCNL è il ROL (Riduzione Orario di Lavoro). Quest’ultimo si matura ogni mese e, se non utilizzato, può essere monetizzato.
I permessi non retribuiti, invece, consentono al lavoratore di assentarsi dal lavoro, ma senza ricevere alcun stipendio. Questo tipo di permesso è spesso utilizzato per motivi personali che non rientrano tra quelli previsti dalla legge per i permessi retribuiti.
Possono essere concessi con l’accordo tra datore di lavoro e dipendente. Ecco alcuni esempi di permessi non retribuiti:
- Permessi per esigenze personali non coperte dalla normativa
- Permessi sindacali, regolati dallo Statuto dei Lavoratori (Legge 300/1970)
- Permessi accordati tramite contratti aziendali o collettivi
Principali tipologie di permessi di lavoro
Come accennato, esistono numerosi tipi di permessi di lavoro, che variano in base alle esigenze del lavoratore. Di seguito, esploreremo le principali tipologie di permessi, includendo le caratteristiche e le modalità di utilizzo di ciascuno.
Permessi per riduzione dell’orario di lavoro (ROL)
I ROL (Riduzione dell’Orario di Lavoro) rappresentano una forma di permesso retribuito che il lavoratore matura ogni mese. Questi permessi sono regolati dal CCNL di riferimento e possono essere utilizzati senza necessità di giustificazione.
Ciascun lavoratore accumula un determinato numero di ore ogni mese, che può riscattare entro i termini previsti dal contratto (solitamente 12 o 24 mesi). Se il lavoratore non usufruisce di tutte le ore maturate, queste vengono liquidate in busta paga.
Permessi per ex-festività
Le ex-festività sono permessi retribuiti, pari a 32 ore complessive. Questi permessi vengono riconosciuti in sostituzione di alcune festività religiose che sono state abolite nel 1977.
Tra le festività soppresse vi sono:
- San Giuseppe (19 marzo)
- Ascensione (39° giorno dopo Pasqua)
- Corpus Domini (60° giorno dopo Pasqua)
- Festa dell’Unità Nazionale (4 novembre)
- S.S. Pietro e Paolo (29 giugno) – che però non si applica a Roma, dove tale data è ancora riconosciuta come festività
Permessi per congedo matrimoniale
I lavoratori che si sposano hanno diritto a 15 giorni consecutivi di permesso retribuito. Questo permesso può essere richiesto entro i 30 giorni successivi alla data del matrimonio ed è comprensivo delle giornate festive e lavorative. Il periodo di 15 giorni non è frazionabile.
Permessi per congedo parentale
Il congedo parentale consente ai lavoratori di prendersi cura dei figli nei primi 12 anni di vita. Il permesso è retribuito al 30%, con alcune mensilità che possono arrivare all’80%. I genitori hanno anche diritto a permessi per malattia del figlio, con retribuzioni che variano in base al contratto collettivo.
Permessi ai sensi della legge 104/92
I lavoratori che assistono un familiare con handicap hanno diritto a 3 giorni di permesso retribuito al mese. In alternativa, possono richiedere 18 ore mensili. Anche i dipendenti con disabilità possono usufruire di permessi retribuiti.
Permessi per lutto
In caso di lutto per il decesso di un parente di secondo grado, del coniuge (anche separato) o dell’unito civilmente, i lavoratori hanno diritto a 3 giorni di permesso retribuito. Questi permessi vanno utilizzati entro 7 giorni dall’evento.
Permessi per concorsi ed esami
I dipendenti pubblici hanno diritto a 8 giorni all’anno di permesso retribuito per sostenere concorsi ed esami. Il permesso è valido solo per il giorno dell’esame. Inoltre, il lavoratore deve presentare una certificazione che attesti la partecipazione.
Permessi per studio
I lavoratori che studiano possono beneficiare di permessi retribuiti per sostenere esami scolastici o universitari. Il numero massimo di ore retribuite è di 150 all’anno. Queste possono aumentare fino a 250 per i periodi legati alla scuola dell’obbligo.
Permessi per visite mediche
I dipendenti hanno diritto ad assentarsi dal lavoro per sottoporsi a visite mediche, terapie, esami diagnostici o prestazioni specialistiche. Questi permessi possono essere fruiti su base oraria o giornaliera, fino a un massimo di 18 ore all’anno. Il conteggio include anche i tempi di spostamento da e per il luogo di lavoro.
Permessi per donazione di sangue e midollo osseo
I lavoratori che donano il sangue hanno diritto a 24 ore di permesso retribuito. Nel caso di donazione di midollo osseo, i permessi retribuiti coprono il tempo necessario per il prelievo e la degenza.
Permessi per cariche pubbliche ed elettive
I lavoratori eletti a cariche pubbliche, come consiglieri comunali o provinciali, hanno diritto a permessi retribuiti per partecipare alle sedute. Il permesso copre anche il tempo di viaggio per raggiungere la sede dell’ente.
Permessi per volontariato e protezione civile
I lavoratori impegnati nel volontariato o nella protezione civile possono usufruire di permessi retribuiti per attività di pianificazione, simulazioni, emergenze e soccorso. I permessi possono arrivare fino a 30 giorni all’anno, estendibili in caso di calamità o emergenze nazionali.
Permessi per allattamento
A seconda del contratto, le lavoratrici che allattano hanno diritto a permessi retribuiti per 1-2 ore giornaliere. Questi permessi possono essere usufruiti per un periodo di tempo determinato, generalmente fino al primo anno di vita del bambino.
Procedura per la richiesta dei permessi
Richiedere un permesso di lavoro prevede alcuni passaggi fondamentali, sia per il lavoratore che per l’azienda. La procedura può variare a seconda delle dimensioni dell’organizzazione, delle modalità di comunicazione interne e degli strumenti utilizzati. Tuttavia, ci sono delle fasi comuni a cui fare riferimento.
Il primo passo è sempre da parte del lavoratore. Questo deve innanzitutto assicurarsi di avere ancora permessi disponibili e identificare il tipo di permesso più adatto alla situazione.
Una volta chiarito questo aspetto, il dipendente deve avvisare il datore di lavoro con un certo anticipo. Per rendere ufficiale la richiesta, è necessario presentare una comunicazione scritta o digitale che riporti le informazioni essenziali:
- Nome, cognome ed eventuale numero di matricola
- Tipo di permesso richiesto
- Data o orario dell’assenza
- Motivazione, se necessaria
- Eventuali documenti giustificativi
- Firma e data
Una volta ricevuta la richiesta, il datore di lavoro ha il compito di verificarne la correttezza e la completezza. Questo include il controllo della documentazione e la valutazione della richiesta alla luce delle necessità organizzative e del CCNL.
A questo punto, l’azienda deve comunicare l’esito al lavoratore, approvando o eventualmente rifiutando la richiesta in modo motivato. Infine, la richiesta deve essere registrata e tracciata attraverso il sistema adottato in azienda, che può essere:
- Un modulo cartaceo da compilare e consegnare
- Una semplice e-mail
- Un foglio Excel condiviso con il team HR
- Una comunicazione orale formalizzata in una fase successiva
- Un software HR che consente la gestione automatizzata di tutto il processo
Perché digitalizzare la gestione dei permessi di lavoro
Gestire le richieste di permesso in modo manuale può diventare complicato, soprattutto quando i dipendenti sono numerosi. Per questo motivo la maggior parte delle aziende sceglie di digitalizzare il processo, adottando software e app pensati per semplificare la gestione delle assenze.
Con una piattaforma digitale, inviare una richiesta di permesso diventa semplice e veloce. Il dipendente compila il modulo direttamente da computer o smartphone, allega eventuali documenti e seleziona il tipo di permesso. Il responsabile riceve una notifica e può approvare o rifiutare la richiesta in pochi click, senza dover gestire moduli fisici.
Oltre alla comodità, la digitalizzazione offre maggiore controllo. Il sistema tiene traccia delle ore di permesso utilizzate e di quelle ancora disponibili, evitando errori, dimenticanze o sovrapposizioni. Calendari condivisi mostrano agilmente la situazione del team, evitando che le richieste si concentrino tutte nello stesso periodo.
Anche la generazione dei report diventa più semplice e precisa. Bastano pochi istanti per ottenere un riepilogo utile sia per l’organizzazione interna che per gli adempimenti amministrativi.
Archiviare tutto in formato digitale aiuta a mantenere ordine, riducendo i rischi di smarrimento di documenti. Inoltre, contribuisce a rendere la gestione delle risorse umane più efficiente, sostenibile e in linea con le esigenze moderne.
Una soluzione efficace per semplificare e velocizzare la gestione delle assenze è Altamira Ferie e Permessi. Grazie a questa piattaforma in cloud è possibile:
- Automatizzare l’intero ciclo di richiesta e approvazione di ferie e permessi, riducendo errori e confusione.
- Visualizzare un calendario assenze condiviso e filtrabile per una migliore organizzazione del team.
- Gestire tutto da browser o app nativa, con notifiche in tempo reale e totale trasparenza sul monte ferie.
- Archiviare documenti e giustificativi in modo sicuro, garantendo ordine, efficienza e conformità alle policy aziendali.
Il risultato? Una gestione delle assenze più snella, moderna e integrata, capace di supportare al meglio le esigenze dell’impresa e dei lavoratori.
Conclusione
Una gestione chiara ed efficiente dei permessi retribuiti è fondamentale sia per i lavoratori che per le aziende. Per i dipendenti, infatti, significa poter contare su diritti tutelati e su un’organizzazione trasparente. Per i datori di lavoro, invece, vuol dire evitare disagi operativi, garantire equità e migliorare la pianificazione.
Un sistema ben strutturato, perciò, contribuisce a creare un clima aziendale più sereno, basato sul rispetto delle esigenze individuali. In questo modo, sia lavoratori che aziende possono collaborare in un ambiente più equilibrato, produttivo e orientato al benessere comune.
FAQ – Domande frequenti sui permessi di lavoro
1. Cosa sono i permessi di lavoro?
I permessi di lavoro sono periodi di assenza autorizzata durante l’orario lavorativo, richiesti dai dipendenti per motivi personali o familiari. I permessi sono generalmente di breve durata e possono essere retribuiti, in base alla tipologia e al contratto collettivo applicato. Ogni lavoratore ha diritto a richiederli nel rispetto delle normative vigenti e delle politiche aziendali.
2. Quali sono le differenze tra permessi e ferie?
Permessi e ferie sono entrambi periodi di assenza dal lavoro, ma differiscono per scopo e durata. Le ferie sono periodi più lunghi, programmati per il recupero psico-fisico del lavoratore e sempre retribuiti. I permessi, invece, coprono assenze più brevi e possono servire per visite mediche, esigenze personali o familiari. Inoltre, non tutti i permessi sono retribuiti e la loro concessione può dipendere da specifici accordi contrattuali.
3. Cosa sono i permessi retribuiti e non retribuiti?
I permessi retribuiti permettono al lavoratore di assentarsi dal lavoro senza perdere la retribuzione, entro i limiti previsti dalla legge. Rientrano in questa categoria, ad esempio, i permessi per motivi familiari o per visite mediche. I permessi non retribuiti, invece, comportano la sospensione temporanea dello stipendio e vengono concessi per esigenze non coperte dalle normative. Entrambi richiedono l’approvazione del datore di lavoro.
4. Come chiedere un permesso?
Per richiedere un permesso, il lavoratore deve comunicare la propria assenza al datore di lavoro con un certo anticipo. Inoltre, deve specificare la motivazione e le date richieste. La richiesta può avvenire tramite modulo cartaceo, e-mail o attraverso un software HR. In alcuni casi è necessaria una documentazione a supporto, come un certificato medico. Una volta ricevuta la richiesta, l’azienda la valuta e procede con l’approvazione o il rifiuto.
5. In quali casi chiedere un permesso?
Un permesso può essere richiesto per diverse ragioni: visite mediche, esami specialistici, esigenze familiari urgenti o eventi personali importanti. Altri casi riguardano le assenze per motivi di salute di familiari, lutti o necessità previste dalla Legge 104. È importante scegliere il tipo di permesso più adatto alla situazione e verificare se si ha diritto alla retribuzione.
Credito fotografico: ©Nainizul/Adobe Stock
