Nota spese: cos’è e come gestirla al meglio

Cos’è una nota spese? Come funziona e perché è fondamentale per le aziende? Quali strumenti esistono, digitali e non, per semplificarne la gestione?

La nota spese è un documento con cui un dipendente segnala le spese effettuate durante attività lavorative per conto dell’azienda. La sua corretta gestione è essenziale per garantire trasparenza, controllo dei costi e rispetto delle policy aziendali.

In questo articolo vedremo cos’è una nota spese, come compilarla correttamente e quali strumenti utilizzare per la sua gestione. Inoltre, analizzeremo le migliori pratiche per il calcolo, la digitalizzazione e l’ottimizzazione del processo.

Cos’è la nota spese

La nota spese è un documento attraverso cui un dipendente può chiedere il rimborso delle spese sostenute nello svolgimento della propria attività lavorativa. Viene utilizzato principalmente in caso di:

• Trasferte
• Incontri con clienti
• Eventi aziendali
• Necessità operative

Ogni voce inclusa nella nota spese deve essere giustificata da una ricevuta o scontrino fiscale, secondo le policy aziendali.

Tra le spese rimborsabili più comuni troviamo:

• Spese di trasferta. Includono trasporti (treni, aerei, taxi, carburante), pedaggi e parcheggi sostenuti per motivi lavorativi fuori sede.
• Spese di vitto e alloggio. Rientrano in questa categoria i costi di ristoranti, bar, hotel e altre spese sostenute durante viaggi di lavoro.
• Spese di rappresentanza. Come pranzi o cene con clienti, omaggi aziendali o spese sostenute per eventi e incontri ufficiali.
• Acquisti per conto dell’azienda. Comprendono materiali di consumo, strumenti di lavoro o piccole forniture acquistate direttamente dal dipendente e necessarie all’attività.

Lo scopo della nota spese è duplice. Da un lato permette al dipendente di recuperare quanto anticipato. Dall’altro, consente all’azienda di monitorare e controllare le uscite legate all’attività lavorativa.

Componenti essenziali di una nota spese

Per garantire un rimborso rapido e senza intoppi, è importante compilare correttamente la nota spese. In particolare, andranno inseriti nel modulo di nota spese le seguenti informazioni:

• Dati del dipendente. Nome, cognome, ruolo e, se previsto, codice identificativo interno.
• Intestazione dell’azienda. Ragione sociale dell’azienda per cui si lavora, utile per identificare correttamente la richiesta.
• Data della spesa. Giorno in cui è stato effettuato l’acquisto o il pagamento.
• Luogo della spesa. Città o località in cui si è sostenuto il costo.
• Importo. Valore totale della spesa, comprensivo di IVA se applicabile.
• Categoria della spesa. Classificazione della voce (es. trasporto, vitto, alloggio, rappresentanza).
• Motivazione della spesa. Breve descrizione del motivo per cui è stato sostenuto il costo.
• Eventuali spese di rappresentanza. Indicare il nome dell’azienda o della persona ospitata e la motivazione dell’invito.

Al modulo di nota spese andranno poi allegati anche i documenti che giustificano quanto dichiarato dal lavoratore.

In particolare, bisogna inserire:

• Scontrini fiscali. Per spese di piccolo importo come pasti o acquisti in negozio.
• Ricevute. Valide per taxi, pedaggi o servizi che non prevedono l’emissione di fattura.
• Fatture. Da preferire quando possibile, soprattutto per importi elevati. Devono essere intestate all’azienda.
• Altri giustificativi. Come prenotazioni, conferme via mail o documenti che dimostrano la spesa sostenuta.

Aspetti normativi e fiscali

Quando si parla di note spese, è fondamentale considerare anche le implicazioni fiscali e gli obblighi normativi connessi. In Italia, infatti, il rimborso e la deducibilità delle spese sostenute dai lavoratori sono soggetti a precise regole.

A partire dal 2025, la Legge di Bilancio 207/2024 ha introdotto nuove norme riguardo alla gestione delle note spesa in azienda. È stato stabilito, in particolare, che i rimborsi spese sono deducibili solo se i pagamenti sono effettuati tramite metodi tracciabili.

Sono accettati:

• Versamento bancario o postale
• Carta di credito o debito
• Carta prepagata
• Assegno circolare

Inoltre, è fondamentale che le spese siano giustificate e che le voci siano congruenti con l’attività lavorativa svolta. La mancanza di queste caratteristiche comporta la tassazione delle spese, che diventano reddito per il dipendente e un costo non deducibile per l’azienda.

Le spese deducibili, perciò, riducono l’imponibile su cui calcolare le imposte, in quanto considerate necessarie allo svolgimento dell’attività. Le spese non deducibili, al contrario, non producono alcun vantaggio fiscale, anche se effettivamente sostenute.

Per non incorrere in problemi con il Fisco, le note spese e i documenti allegati devono essere conservati con cura, sia in formato cartaceo che digitale.

Le regole prevedono:

• Conservazione civilistica. 10 anni dalla data dell’ultima registrazione, come stabilito dall’art. 2220 del Codice Civile.
• Conservazione fiscale. Fino al termine utile per eventuali accertamenti (di norma 5 anni, 7 in caso di omessa o nulla dichiarazione).

Sempre più aziende scelgono la digitalizzazione delle note spese, adottando sistemi di conservazione sostitutiva conformi alla normativa. Solo dopo il completamento del processo digitale è possibile procedere alla distruzione dei giustificativi cartacei.

Procedura per la compilazione e gestione della nota spesa

Affinché un lavoratore possa ottenere un rimborso per le spese sostenute nell’interesse dell’azienda, è importante seguire un iter ben strutturato. I principali passaggi da rispettare per una corretta gestione delle note spese includono:

1. Compilazione da parte del dipendente. Il primo step consiste nella compilazione della nota spese da parte del lavoratore. In questa fase è necessario indicare tutte le spese sostenute, allegando i relativi giustificativi (scontrini, fatture, biglietti di viaggio, ricevute elettroniche). Ogni voce deve essere dettagliata, specificando data, importo, motivazione e modalità di pagamento.
2. Verifica e approvazione da parte dell’amministrazione. Una volta ricevuta, la nota spese viene controllata dall’amministrazione o dal reparto preposto. Viene verificata la presenza della documentazione, la coerenza delle spese con l’attività aziendale e la tracciabilità dei pagamenti.
3. Registrazione contabile e archiviazione. Dopo l’approvazione, la nota spese viene registrata nella contabilità aziendale. Questa fase è fondamentale per garantire la deducibilità delle spese e la corretta gestione fiscale. Tutti i documenti devono essere archiviati in formato cartaceo o digitale, nel rispetto degli obblighi di conservazione.
4. Erogazione del rimborso. Infine, il dipendente riceve il rimborso, che deve avvenire attraverso strumenti tracciabili per essere considerato fiscalmente valido.

Best practice per una gestione delle note spese efficace

Per garantire una gestione efficace delle note spese non basta seguire la procedura indicata. È altrettanto importante adottare strategie che prevengano errori, ritardi e comportamenti non conformi.

Tra gli accorgimenti per migliorare la gestione delle note spese troviamo:

• Formazione dei dipendenti sulla corretta compilazione della nota spese. È essenziale che ogni lavoratore sappia come compilare correttamente una nota spese. Una formazione periodica, anche breve, permette di chiarire quali spese sono rimborsabili, quali documenti allegare e quali errori evitare. Questo riduce la necessità di correzioni e velocizza i rimborsi.
• Creazione di policy aziendali chiare per evitare abusi e frodi. Una buona prassi consiste nell’adottare una policy interna che definisca in modo chiaro le regole relative alle spese rimborsabili. Le policy devono indicare i criteri di ammissibilità, le tempistiche per l’invio delle note e le conseguenze in caso di comportamenti scorretti. Regole trasparenti aiutano a prevenire usi impropri e a rafforzare la fiducia reciproca.
• Definizione di limiti e categorie di spesa accettabili. Stabilire tetti massimi di spesa per categorie come vitto, alloggio e trasporti consente di tenere sotto controllo i costi aziendali. Le categorie ammesse dovrebbero essere indicate chiaramente, così come le soglie giornaliere o mensili per ciascun tipo di spesa.

Strumenti e metodi per la gestione delle note spese

La gestione delle note spese può avvenire con strumenti e modalità diverse. Queste variano in base al grado di digitalizzazione dell’azienda e al numero di dipendenti coinvolti. Ogni approccio presenta vantaggi e svantaggi in termini di efficienza, controllo e accuratezza.

1. Metodo tradizionale (carta e penna)

Si tratta della modalità più semplice e diffusa nelle realtà più piccole o meno strutturate. Il dipendente compila manualmente un modulo cartaceo, elencando le spese sostenute e allegando gli scontrini o le ricevute fisiche.

Questo metodo non richiede alcuna infrastruttura tecnologica, ma comporta numerosi limiti. Innanzitutto, è soggetto a errori di trascrizione, perdita dei documenti, difficoltà di archiviazione e tempi lunghi di approvazione. Inoltre, rende complesso tenere traccia delle spese nel tempo o produrre report riassuntivi, ostacolando il controllo dei costi.

2. Utilizzo di fogli di calcolo (es. modelli Excel)

Un’evoluzione rispetto al cartaceo è l’uso di modelli digitali, spesso in formato Excel. In questo caso, il dipendente inserisce le voci di spesa direttamente dal proprio computer in un file dedicato. Questo sistema consente una maggiore precisione nei calcoli automatici, facilita l’organizzazione dei dati e rende più leggibile il documento consegnato.

Tuttavia, l’utilizzo di un foglio di calcolo rimane comunque un processo manuale. Per questo motivo, può generare errori o incongruenze se non monitorato con attenzione. Inoltre, l’archiviazione e la condivisione dei file richiedono cura e possono diventare disorganizzati con l’aumentare del volume delle note spese.

3. Software e applicazioni dedicati alla gestione delle spese

Le soluzioni digitali specializzate rappresentano oggi lo standard per una gestione efficiente e trasparente delle note spese. Si tratta di piattaforme online o app mobile che guidano il dipendente nella compilazione della nota. Ogni passaggio del flusso approvativo è poi tracciato, mentre i dati inseriti sono integrati con il sistema contabile aziendale.

Utilizzare un software o una app per la gestione delle note spese comporta numerosi vantaggi. Oltre alla praticità, infatti, è possibile ottenere una riduzione degli errori umani e accesso immediato a report e analisi dettagliate. Tuttavia, questi strumenti richiedono un investimento iniziale e una fase di formazione del personale per essere utilizzati correttamente.

Problemi comuni nella gestione delle note spese

La nota spese è uno strumento fondamentale per garantire trasparenza nei rimborsi aziendali. Come accennato, tuttavia, la sua gestione può presentare diverse criticità, generando frustrazione sia per i dipendenti sia per l’amministrazione.

In particolare, tra i problemi più frequenti nella gestione delle note spese troviamo:

• Errori o informazioni incomplete. Una delle difficoltà più comuni riguarda la compilazione scorretta della nota spese. Può trattarsi di voci mancanti, importi errati, date sbagliate o categorie di spesa non conformi alle policy aziendali. Questi errori rallentano il processo di approvazione e possono causare ritardi nei rimborsi o contestazioni tra uffici e dipendenti.
• Perdita o danneggiamento dei giustificativi cartacei. Le ricevute fiscali sono spesso fragili e facilmente smarribili, soprattutto quando il dipendente è in trasferta o deve conservarle per diversi giorni. L’assenza del giustificativo può invalidare la richiesta di rimborso, generando malumori e complicazioni nella rendicontazione contabile.
• Ritardi nel processo di rimborso. In assenza di un flusso chiaro e automatizzato, l’approvazione delle note spese può richiedere settimane. Questo crea disagio per i dipendenti, che anticipano di tasca propria le spese. Inoltre, provoca inefficienze nei processi amministrativi, con possibili errori o duplicazioni.
• Difficoltà nel monitoraggio e controllo delle spese aziendali. Senza strumenti adeguati, diventa complicato avere una visione chiara e aggiornata delle spese sostenute. Questo rende difficile intervenire tempestivamente in caso di anomalie, identificare tendenze di spesa o elaborare previsioni di budget attendibili.

Vantaggi della digitalizzazione del processo

Molti dei problemi legati alla gestione delle note spese, come errori o ritardi, possono essere facilmente superati digitalizzando l’intero processo. L’adozione di strumenti digitali dedicati, infatti, permette di semplificare e velocizzare ogni fase, migliorando l’esperienza sia del lavoratore che dell’azienda.

In particolare, tra i principali vantaggi della digitalizzazione del processo di generazione e gestione delle note spese troviamo:

• Maggiore efficienza e velocità nella gestione. Grazie a software e app mobili, i dipendenti possono compilare la nota spese in pochi click, allegando foto dei giustificativi direttamente dal proprio smartphone. L’amministrazione, a sua volta, riceve i documenti in tempo reale e può approvarli o richiedere integrazioni in modo immediato. Questo riduce drasticamente i tempi di elaborazione e rimborso.
• Accesso centralizzato e in tempo reale alle informazioni. Utilizzando una piattaforma digitale, tutte le note spese vengono archiviate in un unico sistema accessibile online. I dati sono ben organizzati, aggiornati e facilmente consultabili da chi di competenza. Questo permette di avere una visione completa e immediata della situazione, senza dover recuperare documenti cartacei o file sparsi tra email e cartelle.
• Integrazione con altri sistemi aziendali. I software per la gestione delle note spese possono essere integrati con altri strumenti aziendali, come quelli per la contabilità o la gestione delle risorse umane. Questo consente di automatizzare registrazioni, verifiche e report, evitando errori di trascrizione e garantendo una coerenza costante tra i dati.

3 esempi di software per la gestione delle note spese

Nel mercato esistono diversi strumenti digitali pensati per semplificare e digitalizzare la gestione delle note spese. Ecco i software più interessanti.

Altamira

Altamira Note Spese è un software in cloud pensato per semplificare la gestione delle note spese aziendali. Integrato nella suite HRM Altamira, consente di digitalizzare l’intero processo, automatizzare i rimborsi e tenere sotto controllo i costi.

Le funzionalità principali di Altamira Note Spese includono:

• App mobile intuitiva
• Applicazione automatica delle policy aziendali
• Gestione in multi-valuta e multilingua
• Analisi e report avanzati
• Archiviazione digitale dei documenti
• API personalizzabili
• Integrazione con la suite HRM

Con Altamira gestisci tutti i processi di amministrazione del personale e gestione delle risorse umane da un’unica piattaforma.

N2F

N2F è un’applicazione mobile intuitiva che consente di scattare una foto al giustificativo e ottenere l’estrazione automatica dei dati essenziali. Grazie alla rapidità e semplicità d’uso, riduce il tempo speso nella compilazione delle note spese e migliora l’efficienza aziendale.

N2F è una soluzione verticale per le note spese e le carte aziendali e va quindi integrata ai tuoi tool di gestione delle presenze e delle buste paga.

Ramp

Ramp è una piattaforma per la gestione delle spese e delle carte aziendali, pensata per aiutare le imprese di ogni dimensione. Tra le sue funzionalità troviamo il caricamento dei giustificativi da mobile, la gestione dei rimborsi e un sistema multi-valuta.

Conclusioni

Una gestione efficiente delle note spese non è solo una questione amministrativa, ma un elemento chiave per garantire ordine e trasparenza all’interno dell’azienda. Investire in processi ben strutturati e strumenti digitali moderni, perciò, significa ridurre sprechi di tempo e risorse.

Adottare soluzioni digitali è ormai un passo fondamentale e strategico verso un’organizzazione più snella, precisa e al passo coi tempi. Con il giusto software, come Altamira, le aziende possono semplificare il lavoro quotidiano, migliorando l’esperienza di dipendenti e responsabili.

Nota spesa: FAQ

Cos’è una nota spese?

La nota spese è un documento compilato dal dipendente per ottenere il rimborso di costi sostenuti per conto dell’azienda. Può includere spese di viaggio, vitto, alloggio e altro. È uno strumento utile per garantire trasparenza e tracciabilità delle spese aziendali.

Cosa inserire nel modulo di nota spese?

Nel modulo vanno riportati i dati del dipendente, la data della trasferta o dell’attività, la descrizione delle spese sostenute e gli importi. Devono essere allegati tutti i giustificativi, come scontrini o fatture. È importante compilare tutto in modo accurato per evitare ritardi nei rimborsi.

Quando un costo può essere deducibile?

Un costo è deducibile se è inerente all’attività lavorativa, documentato in modo corretto e pagato con strumenti tracciabili. In ogni caso, è essenziale conservare i giustificativi e rispettare le condizioni fiscali previste dalla normativa.

Come gestire le note spese efficacemente?

Per una gestione efficace serve una policy interna chiara, la formazione dei dipendenti e l’utilizzo di strumenti digitali. Automatizzare il processo riduce errori e ritardi, facilita il controllo e velocizza i rimborsi. Una buona organizzazione consente di risparmiare tempo e migliorare il monitoraggio delle spese.

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