Superate le dimensioni di una microazienda, molte organizzazioni sentono la necessità di dotarsi di una piattaforma HR con cui organizzare e gestire informazioni e processi legati al personale.
Dei semplici fogli Excel, infatti, non bastano più quando le attività diventano più complesse, le informazioni da archiviare, manutenere e aggiornare si moltiplicano e si vuole garantire trasparenza e accesso ai dati a tutto il personale.
Senza una piattaforma HR in cloud, tanti processi diventano inefficienti e il calo di engagement dei dipendenti è dietro l’angolo.
Nel corso di questo articolo impareremo a conoscere meglio questo strumento. Analizzeremo infatti:
Le caratteristiche da valutare
Se sei in cerca di una piattaforma HR per la tua azienda, ecco alcuni parametri su cui valutare le opzioni che troverai sul mercato.
Completezza
Sul mercato esistono tante piattaforme HR con caratteristiche diverse, che possono supportarti in più o meno ambiti della gestione del personale.
Proprio la completezza di una piattaforma per le risorse umane è un criterio di scelta importante. Meno sistemi diversi introdurrai in azienda, infatti, più alto sarà il tasso di adozione e di utilizzo. Inoltre, la presenza di tanti dati e informazioni su un unico database permette di creare statistiche e report avanzati che ti aiutano a prendere le decisioni giuste.
Ecco alcune delle feature più importanti che una piattaforma HR può offrirti:
- Database dei dipendenti. La piattaforma HR archivia dati e informazioni dei dipendenti e consente loro di aggiornarli in autonomia.
- Bacheca aziendale. Grazie a questa funzionalità l’azienda può comodamente trasmettere comunicazioni a tutti i dipendenti.
- Archivio documentale. La digitalizzazione dei processi HR non può fare a meno di un archivio virtuale dei documenti, che consenta di impostare scadenze ed eseguire ricerche mirate.
- Onboarding. Il sistema supporta il dipartimento risorse umane nell’inserimento di nuovo personale, prevedendo la raccolta di documentazione e lo svolgimento di task.
- Gestione del tempo. Tramite la piattaforma HR, un dipendente può gestire il suo tempo in azienda: effettuare le timbrature, richiedere ferie e permessi, maturare gli straordinari ecc.
- Timesheet. Il timesheet permette ai dipendenti di tracciare il tempo dedicato a ciascuna attività. Una feature molto utile per valutare la redditività di commesse e progetti.
- Formazione. Poter organizzare anche la formazione dei dipendenti nello stesso ambiente aggiunge ulteriore valore a un software HR. Il personale deve essere in grado di iscriversi ai corsi e fruire dei materiali didattici, o addirittura seguire corsi in streaming, tutto dalla piattaforma HR.
- Performance management. Alcune piattaforme consentono di digitalizzare i processi di valutazione: un must nell’era del lavoro ibrido.
- Recruiting. Le piattaforme HR più complete comprendono anche la digitalizzazione dei processi di ricerca e selezione. Così i candidati assunti vengono trasformati in dipendenti, senza bisogno di raccogliere nuovamente un buon numero di informazioni.
- Note Spese. Con la ripresa delle trasferte le aziende valutano con favore piattaforme HR che semplifichino anche la gestione dei rimborsi, permettendo ai dipendenti di creare e inviare rapidamente le loro note spese e ai manager di approvarne in pochi istanti.
Verifica quante di queste funzionalità sono presenti nelle piattaforme che stai valutando e su quali altri processi possono supportarti.
Un esempio di database dei dipendenti tratto da Altamira Employees.
Capacità di Personalizzazione
Le differenze tra un’azienda e un’altra sono talmente vaste che è impossibile pensare che uno strumento statico o poco personalizzabile possa soddisfare in pieno le esigenze di ognuna di queste.
Così la capacità di personalizzare campi, etichette, liste, processi e workflow diventa di primaria importanza nella scelta di una piattaforma HR.
Se opti per uno strumento dotato di questa caratteristica, in fase di configurazione iniziale avrai la possibilità di apportare le modifiche desiderate con l’aiuto dei consulenti tecnici del fornitore. In seguito, se gli strumenti di personalizzazione sono abbastanza user friendly, potrai effettuare ulteriori cambiamenti per adeguare il sistema a nuove esigenze.
Cerca di comprendere il livello di personalizzazione possibile in ogni sistema che valuti e il relativo costo.
Facilità d’uso
Nella scelta di una piattaforma per la gestione dei processi HR si può cadere nella tentazione di dare troppo risalto al suo aspetto estetico. Ma se la gradevolezza grafica di un sistema è sì gradita, dato che rende più piacevole il suo utilizzo, maggior peso va dato alla facilità d’uso.
Va valutato in particolare quanto la navigazione risulti intuitiva anche senza formazione. I dipendenti la utilizzeranno infatti in maniera sporadica e dovranno essere in grado di orientarsi al suo interno senza dover ricorrere ogni volta alla manualistica.
Fai un test dell’usabilità delle diverse piattaforme HR navigando in autonomia in un ambiente di demo.
Attenzione per il mobile
Per una piattaforma HR, la possibilità di essere utilizzata da dispositivi mobile è sempre stata importante. Pensiamo alla comodità di timbrare in trasferta dal proprio smartphone, richiedere ferie mentre si viaggia in treno o leggere il proprio cedolino ovunque ci si trovi.
Con la diffusione dello smart working questa feature è ancora più importante. Assicurati, quindi, che la soluzione che vuoi adottare sia utilizzabile da questi dispositivi e in che modo.
Alcuni fornitori propongono app native per Android e iOS, altri forniscono una web app a cui si accede tramite browser e altri ancora forniscono entrambe le soluzioni.
Dato che l’utilizzo di app native e web app comporta vantaggi e svantaggi, l’ultima opzione è quella da preferire.
Fatti mostrare la resa della piattaforma su mobile.
Su mobile, una piattaforma HR deve essere ancora più intuitiva. Un esempio tratto dalla app Altamira HRM.
Livello di disponibilità garantito
Maggiore rilevanza si dà alla piattaforma HR nella gestione dei processi aziendali, più grandi saranno i problemi causati da suoi malfunzionamenti o periodi di indisponibilità.
Meglio tutelarsi, quindi, verificando quali siano i livelli di servizio garantiti per contratto e quali siano quelli effettivamente mantenuti dalla piattaforma nell’ultimo anno.
Chiedi quale sia lo SLA della soluzione HR a ogni fornitore.
SSO
Cosa c’è di meglio di consegnare ai dipendenti uno strumento per gestire tutti i processi HR con un solo nome utente e una sola password da ricordare?
Utilizzare una soluzione dotata di API per integrazioni rapide e profonde con altri sistemi digitali.
Assicurati di scegliere una piattaforma “aperta”.
Workflow management
Ci sono processi HR per i quali è importante tracciare ogni step, inviare reminder, prevedere approvazioni e coinvolgere più attori.
Le piattaforme HR migliori hanno quindi sviluppato strumenti di workflow management che coprono queste e altre esigenze e automatizzano processi HR complessi o delicati.
Un workflow può gestire, per esempio, il processo di assegnazione dei dispositivi di protezione individuale, per appurare che siano stati consegnati e in che data e verificare se siano ancora nelle mani del dipendente.
Altri workflow possono essere dedicati alle visite mediche, alla digitalizzazione del processo di selezione o ai processi di valutazione, in modo da accertarsi che vengano portati a termine da tutti i manager nei tempi previsti.
Chiedi al fornitore di HR Tech se il sistema è dotato di workflow personalizzabili.
Compliance
Data la mole di dati personali e sensibili che una piattaforma HR ospita, è indispensabile che fornisca strumenti per gestirli in accordo con le normative sul trattamento dei dati, come il GDPR.
Molto utili sono i workflow automatici che garantiscono il rispetto dei periodi di data retention, soprattutto nella gestione dei profili dei candidati.
Assicurati che siano presenti strumenti per la gestione del GDPR.
Il ruolo dell’IA nelle piattaforme HR
Avremmo potuto annoverare l’intelligenza artificiale tra le altre caratteristiche da valutare in una piattaforma HR, ma questo tema è oggi talmente rilevante da meritare uno spazio a sé. Anche nell’HR Tech, infatti, questa tecnologia è sempre più utilizzata e sta portando strumenti utili per migliorare l’efficienza dei progetti e l’esperienza di candidati e dipendenti.
Dato che dà il suo meglio quando ha accesso a una grande mole di informazioni, l’IA offre vantaggi soprattutto alle grandi aziende. Ma ci sono ambiti molto ricchi di dati, come il recruiting, in cui i benefici sono evidenti anche per le PMI.
Alcuni esempi di applicazione dell’IA nelle piattaforme HR sono:
- Strumenti di recruiting IA. Gli algoritmi di intelligenza artificiale sono molto presenti nelle funzionalità dedicate alla ricerca e selezione. Le più utilizzate sono il resume parsing, che legge, analizza e organizza automaticamente le informazioni di un candidato estraendole dal suo CV, il CV matching, che crea una classifica dei profili più in linea con un annuncio mettendo a confronto i requisiti dell’offerta con le caratteristiche dei candidati, e la ricerca semantica, che permette di compiere ricerche approfondite in database molto ampi.
- IA generativa. I professionisti delle risorse umane producono e analizzano molti contenuti ed è quindi normale che possano trarre vantaggio da LLM come ChatGPT. Questo tipo di strumenti vengono ora integrati direttamente nelle piattaforme HR per dare maggiore fluidità ai processi. L’IA generativa può quindi assistere il professionista HR nella scrittura di un annuncio, nella stesura delle domande per un colloquio, nella definizione degli obiettivi per il sistema di performance management, nella redazione di una policy ecc.
- Chatbot. Addestrare un chatbot sulla knowledge base aziendale, sui contratti di lavoro, sulle policy interne e su altra documentazione utile consente di utilizzarlo per rispondere rapidamente e in maniera accurata alla maggior parte delle domande dei colleghi su questioni HR. Un notevole risparmio di tempo per l’ufficio risorse umane.
- HR Analytics. Se si dispone di tanti dati e di buona qualità, l’intelligenza artificiale è in grado di migliorare anche le performance degli strumenti di HR analytics, in particolare nella capacità di compiere analisi predittive. Più di frequente, comunque, le piattaforme HR si integrano a strumenti di Business Intelligence verticali.
I vantaggi per tutti gli utenti
Una piattaforma HR deve portare vantaggi a tutte le categorie di utenti che la utilizzano. Il rischio, altrimenti, è che il processo di inserimento di questa tecnologia in azienda subisca una brusca frenata.
Vantaggi per l’ufficio HR
Da un lato, la piattaforma HR deve centralizzare le informazioni e i processi e dare all’ufficio Risorse Umane la possibilità di gestire ogni aspetto della vita lavorativa dei dipendenti. Dall’altro deve dare abbastanza autonomia al personale in modo che possa svolgere molte operazioni in self-service, riducendo il carico di lavoro sul dipartimento HR.
Vantaggi per il dipendente
Una buona piattaforma HR deve essere ricca di feature e opzioni per l’ufficio HR – che ha tanti processi da gestire – ma rimanere snella e intuitiva per il dipendente, che deve compiere meno azioni e accede con minor frequenza. Per il dipendente è particolarmente importante la qualità dell’esperienza su mobile.
Vantaggi per i manager
Ai manager, una piattaforma HR deve dare la possibilità di organizzare al meglio il lavoro del proprio team. Strutturando un calendario ferie condiviso per assicurarsi che le attività importanti non rimangano scoperte, tracciando il tempo dedicato ai vari progetti, suggerendo percorsi di formazione e valutando le performance dei riporti diretti.
Vantaggi per l’amministrazione
Le attività amministrative – in primis la rilevazione delle presenze – sono spesso complesse e ripetitive. Una buona piattaforma HR deve quindi essere abbastanza profonda da supportare processi molto complessi e al tempo stesso abbastanza agile per snellire e velocizzare il lavoro.
5 piattaforme HR per il mercato italiano
Il mercato HR Tech è arrivato nel pieno della maturità e la varietà d’offerta per la direzione del personale è altissima. Ecco alcuni provider protagonisti nel mercato italiano.
Altamira
Una piattaforma HR italiana attiva dal 1999 con cui è possibili digitalizzare ogni aspetto della gestione HR. Tra i suoi punti di forza ci sono le grandi possibilità di personalizzare il software, la presenza di una app nativa che semplifica l’interazione con i processi per dipendenti e manager, grandi capacità d’automazione e un’interfaccia molto intuitiva.
Ideale per: medie e grandi aziende.
Allibo
Storico fornitore italiano passato a far parte del gruppo francese Beetween, offre una suite per la gestione soft del personale. Il modulo più sviluppato di questa piattaforma HR è quello dedicato al recruiting, che permette di somministrare test e svolgere video interviste.
Ideale per: PMI e grandi aziende.
Zucchetti
Il più grande produttore di software in Italia, ha moltissimi prodotti dedicati al settore HR, sviluppati o acquistati dal gruppo nel corso degli anni. Tra i suoi punti di forza l’enorme varietà di soluzioni di cui dispone e l’integrazione nativa con i software paghe Zucchetti.
Ideale per: imprese che utilizzano la suite Zucchetti in altri contesti di gestione aziendale.
Dipendenti in Cloud
Di proprietà di TeamSystem, azienda paragonabile a Zucchetti per dimensioni e caratteristiche, Dipendenti in Cloud è una piattaforma HR essenziale che aiuta le aziende poco strutturate a semplificare i processi, soprattutto quelli amministrativi.
Ideale per: micro imprese.
Personio
Azienda tedesca da qualche anno sul mercato italiano, è uno dei pochi unicorn del settore HR continentale e offre una soluzione pensata per medie e grandi aziende europee. Punta molto sulle capacità di automazione, integrazione e reportistica della piattaforma.
Ideale per: medie e grandi imprese multinazionali.
Le domande frequenti sulle piattaforme HR
Che cos’è una piattaforma HR?
Una piattaforma HR è un software in cloud che consente di gestire tutti i processi legati alle risorse umane: dal recruiting alla formazione, dalla gestione presenze alla valutazione delle performance.
Quali vantaggi offre una piattaforma HR rispetto a fogli Excel o software generici?
Una piattaforma HR elimina tantissimi limiti di una gestione delle risorse umane priva di strumenti specifici.
Consente di ridurre gli errori manuali, centralizza i dati HR su un unico database a cui si può accedere da ovunque, traccia automaticamente le informazioni e offre una migliore esperienza a HR, manager e dipendenti.
Inoltre, permette di automatizzare tanti processi aumentando efficienza e produttività.
Quali vantaggi offre una piattaforma HR rispetto a software verticali?
Rispetto a software verticali che si occupano di un solo processo legato alle risorse umane (per esempio gli ATS, gli LMS o i sistemi di rilevazione presenze), le piattaforme HR hanno il vantaggio di permettere una gestione completa del personale. Se ne guadagna in semplicità ed efficienza, grazie a un solo database su cui archiviare le informazioni, una sola interfaccia da utilizzare, una grande completezza e precisione dei dati e un abbattimento dei costi di integrazione.
Ci sono piattaforme HR adatte anche alle PMI?
Sì, sempre più PMI digitalizzano la gestione delle risorse umane. Esistono piattaforme HR flessibili e modulari pensate anche per le piccole e medie imprese. Per le piccole imprese vale ancora di più il consiglio di digitalizzare un’area alla volta per non imbarcarsi in progetti troppo complessi.
Che costi ha una piattaforma HR?
Per utilizzare una piattaforma HR è richiesto il pagamento di un canone mensile o annuale, la cui entità dipende da tanti fattori. I due principali sono il numero di dipendenti dell’azienda e il numero di moduli acquistati. Alcuni fornitori distinguono il proprio pricing anche a seconda del numero di funzionalità disponibili per il cliente. Inoltre, se il fornitore offre un servizio di configurazione e personalizzazione professionale, questo viene inserito come voce di costo una tantum.
Quanto tempo serve per implementare una piattaforma HR?
La fase di implementazione può richiedere da alcune settimane a qualche mese, a seconda della complessità del progetto e del numero di moduli scelti. Esistono piattaforme standard che consegnano il prodotto in poco tempo, ma senza alcun adattamento a processi e strumenti aziendali.
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