Cos’è una job description? Perché è così importante per attrarre i candidati giusti e gestire al meglio il processo di selezione?
Trovare il candidato giusto inizia da una buona descrizione della posizione aperta. Un annuncio chiaro, coinvolgente e ben strutturato non solo attira più candidature, ma aiuta anche a intercettare i profili più in linea con le esigenze dell’azienda.
In questo articolo vedremo insieme cos’è una job description, quali elementi deve contenere e quali errori evitare. Inoltre, ti spiegheremo come scriverne una efficace, mostrandoti le best practice per creare job description chiare e inclusive.
Indice dei contenuti
Che cos’è una job description
La job description è un documento che descrive in modo chiaro e strutturato un ruolo professionale. È inoltre un punto di riferimento costante lungo l’intero ciclo di vita lavorativo del dipendente, fondamentale in fasi come:
- Recruiting e talent acquisition, dove aiuta a individuare i profili più adatti e a valorizzare l’immagine aziendale, comunicando con chiarezza cosa si cerca in un futuro collaboratore.
- Onboarding, dove semplifica l’inserimento in azienda, chiarendo sin da subito ruoli, compiti e aspettative.
- Formazione e sviluppo, dove evidenzia le competenze da acquisire e orienta i percorsi di crescita professionale.
- Valutazione delle performance, dove fornisce parametri oggettivi per misurare risultati, obiettivi raggiunti e contributo individuale.
Una job description ben scritta, perciò, non serve soltanto ad attrarre i professionisti giusti. È anche uno strumento strategico per le risorse umane, che aiuta a gestire al meglio le persone in azienda.
La job description nel processo HR
Per creare una job description davvero utile è importante seguire un percorso preciso. Ecco le 3 fasi principali.
Analisi preliminare del ruolo vacante (job analysis)
Prima di scrivere una job description, è fondamentale svolgere una job analysis, cioè l’analisi approfondita del ruolo da coprire. Questa fase permette di raccogliere informazioni chiave come:
- Attività quotidiane e responsabilità principali
- Strumenti, tecnologie e procedure utilizzate
- Obiettivi a breve e lungo termine del ruolo
- Relazioni con altri reparti o figure aziendali
Definizione del profilo del candidato ideale
Dopo aver analizzato il ruolo, il passo successivo è definire il profilo del candidato ideale. Questo deve includere:
- Hard skill, cioè l’insieme di competenze tecniche specifiche, titoli di studio, certificazioni, conoscenze informatiche o linguistiche.
- Soft skill, cioè le capacità relazionali, di problem solving, di lavoro in team, di gestione del tempo e leadership.
Redazione della job description
Infine, si passa all’effettiva scrittura della job description. La redazione di una job description è il frutto di un lavoro di squadra, che coinvolge diverse figure:
- Responsabili HR e del recruiting, che si occupano della stesura definitiva, garantendo coerenza con le politiche aziendali e il mercato del lavoro senza rinunciare a un tocco di stile.
- Manager di riferimento (hiring manager), che forniscono le informazioni necessarie per descrivere in modo realistico le attività quotidiane e gli obiettivi del ruolo.
- Stakeholder operativi, che grazie all’esperienza nel ruolo possono aggiungere dettagli pratici e concreti sulle competenze richieste.
Struttura e contenuti fondamentali di una job description
Per essere davvero efficace, una job description deve avere una struttura chiara e completa. Ecco gli elementi principali che non possono mancare:
- Titolo della posizione, indicando il ruolo e, se utile, il livello di seniority (es. Account Manager Junior).
- Breve introduzione o sintesi del ruolo, che descrivono lo scopo della posizione e il contributo al business.
- Mansioni principali, cioè l’elenco delle attività quotidiane e degli obiettivi del ruolo, senza essere né troppo generici né eccessivamente dettagliati.
- Requisiti richiesti, tra cui esperienza pregressa, titolo di studio, competenze tecniche specifiche o certificazioni necessarie.
- Soft skill, ovvero le qualità trasversali come comunicazione, problem solving, gestione del tempo, teamwork.
- Benefit, condizioni contrattuali e modalità operative, cioè il tipo di contratto, retribuzione prevista, eventuali bonus, benefit aziendali e informazioni su smart working.
- Descrizione dell’azienda, ovvero una presentazione del contesto organizzativo, dei valori e della mission.
Una job description completa permette ai candidati di capire subito se il ruolo è in linea con il loro profilo. In questo modo, le aziende possono attrarre persone realmente motivate.
Negli ultimi anni, i contenuti delle job description stanno cambiando. La tendenza è quella di dare maggiore spazio alle competenze rispetto a titoli e certificazioni, in modo da poter dare spazio anche a candidati che hanno sviluppato le proprie capacità tramite percorsi alternativi.
Sempre più aziende, inoltre, inseriscono un range di retribuzione prevista al momento di pubblicare l’annuncio per una posizione aperta. In questo modo si preparano a rispettare la normativa sulla trasparenza salariale, attirano candidati più consapevoli e facilitano il processo di negoziazione finale.
Forma, linguaggio e stile di una job description
Per rendere una job description efficace non basta elencare mansioni e requisiti: è importante curare forma, linguaggio e stile. Tra gli elementi fondamentali da considerare ci sono:
- La job description deve essere chiara e leggibile, con frasi brevi e titoli che aiutano a comprendere ruolo e responsabilità.
- È fondamentale prestare attenzione agli errori di ortografia e grammatica per aumentare la credibilità dell’azienda.
- Il linguaggio deve essere inclusivo e neutro per attrarre candidati diversi senza escludere nessuno.
- Presta attenzione all’ottimizzazione SEO, inserendo keyword specifiche legate al ruolo descritto. In questo modo, chi cerca quella mansione online troverà facilmente la tua offerta.
Errori da evitare nella scrittura di una job description
Scrivere una job description efficace significa anche evitare errori che possono scoraggiare i candidati o rendere il documento poco utile. Ecco alcuni consigli:
- Evita titoli vaghi o ingannevoli che non descrivono chiaramente il ruolo. Farai maggiore chiarezza nell’organigramma aziendale ed eviterai di attirare candidati non in linea con la posizione.
- Non scrivere descrizioni troppo generiche o eccessivamente dettagliate.
- Fai attenzione a non elencare competenze irrealistiche o troppe richieste “must have”.
- Mantieni sempre chiarezza e coerenza, evitando frasi complesse o ambigue.
Best practice e tecniche efficaci
Vuoi rendere le tue job description più chiare ed efficaci? Ecco alcune best practice da tenere a mente:
- Coinvolgere i manager operativi permette di ottenere descrizioni realistiche e in linea con le attività quotidiane del ruolo.
- Bilanciare l’aspetto di “vendita” con la trasparenza sui requisiti aiuta ad attrarre candidati motivati senza creare false aspettative.
- Inserire esempi concreti di attività e risultati attesi rende il documento più chiaro e utile sia per i recruiter che per i candidati.
- Aggiornare periodicamente la job description garantisce che rimanga allineata all’evoluzione del ruolo e dell’organizzazione.
- Integrare la job description nei processi di selezione, onboarding e valutazione delle performance favorisce un approccio skill-based che valorizza davvero le competenze.
Esempi di job description
Una job description ben scritta deve seguire una struttura chiara e adattabile a diversi ruoli aziendali. Ecco un modello generale da seguire e alcuni esempi pratici.
Modello generale di job description
Un modello di job description può includere le seguenti sezioni principali:
- Titolo della posizione
- Breve introduzione al ruolo
- Mansioni e responsabilità principali
- Requisiti richiesti (esperienza, titoli di studio, competenze tecniche)
- Soft skill necessarie
- Benefit e condizioni contrattuali
- Descrizione dell’azienda e del contesto organizzativo
Questo schema aiuta a mantenere coerenza tra i diversi annunci, semplificando il lavoro dell’HR. Inoltre, permette di migliorare l’esperienza generale dei candidati.
Di seguito, trovi due esempi di job description. Sono volutamente brevi e schematici per farti comprendere la struttura di base. Sta a te, poi, renderli più armonici e dettagliati.
Esempio 1: Job description Account Manager
Titolo: Account Manager
Introduzione: Ricerchiamo un Account Manager per la gestione e lo sviluppo del portafoglio clienti nel settore B2B.
Responsabilità principali: Gestione delle relazioni con i clienti, analisi dei bisogni, definizione di strategie commerciali, coordinamento con il team marketing.
Requisiti: 2-3 anni di esperienza in ruoli simili. Ottime capacità comunicative e negoziali, conoscenza fluente dell’inglese. Aver già lavorato in ambito B2B è considerato un plus.
Hard skill: Esperienza nell’utilizzo di un CRM (preferibilmente Salesforce).
Soft skill: Orientamento al cliente, problem solving, lavoro in team, capacità di negoziazione.
Retribuzione, benefit e dotazioni: Contratto a tempo indeterminato da 30-32k + bonus importanti legati ai risultati, piano di welfare aziendale, auto e telefono aziendale.
Chi siamo: Siamo una software house che opera nel mercato B2B (SaaS) dei gestionali aziendali.
Esempio 2: Job description HR Manager
Titolo: HR Manager
Introduzione: Siamo alla ricerca di un HR Manager che guidi i processi di selezione, formazione e sviluppo delle risorse umane.
Responsabilità principali: Definizione e gestione delle strategie HR, dalla selezione alla formazione e sviluppo. Strutturazione del processo di valutazione delle performance e monitoraggio dei risultati, definizione dei percorsi di carriera e gestione delle relazioni sindacali.
Requisiti: Esperienza di almeno 5 anni in ambito HR e amministrazione del personale. Conoscenza approfondita della normativa del lavoro e delle tecniche di performance management.
Soft skill: Leadership, empatia, capacità organizzative, orientamento ai risultati.
Retribuzione e benefit: Contratto a tempo indeterminato da 40-44k, piano di welfare aziendale, assicurazione sanitaria integrativa, budget individuale per la formazione.
Chi siamo: Siamo una azienda produttiva del settore automotive con 35 anni di storia.
IA e software HR nella creazione di job description
Oggi esistono numerosi strumenti che aiutano i professionisti del recruiting a scrivere job description più efficaci e standardizzate.
A partire dall’IA generativa e dallo strumento di riferimento per chi lavora nella ricerca e selezione: l’ATS.
Scrivere la job description con il supporto degli LLM
Oggi, utilizziamo strumenti come ChatGPT per la scrittura di ogni genere di contenuto. Normale, quindi, che questi strumenti possano risultare utili anche nella stesura delle job description.
Il segreto per ottenere bozze di job description di buona qualità, da rivedere e personalizzare prima della pubblicazione, è quello di utilizzare un buon prompt, ovvero dare le giuste informazioni all’IA.
Ecco un esempio: “Scrivi una job description per un Digital Marketing Specialist con 3 anni di esperienza, conoscenza SEO/SEM e capacità di gestione campagne social. Ricerchiamo una figura che sappia collaborare a distanza e lavorare in autonomia. Offriamo contratto a tempo indeterminato con range retributivo tra i 28 e i 32k e possibilità di lavorare da remoto. L’azienda di riferimento è una software house che opera nel mercato dell’HR Tech.”
La prima bozza difficilmente restituirà qualcosa di pronto per la pubblicazione. Dovrai correggere il tiro con nuove query e, una volta raggiunto un risultato soddisfacente, rivedere del tutto il testo per adattarlo alle specificità e al tone of voice aziendale.
Creare template su ATS
Molti Applicant Tracking System (ATS) permettono alle aziende di creare dei modelli predefiniti di job description. Questi template aiutano gli addetti al recruiting a mantenere uno stile coerente, rispettare la struttura ideale e ridurre sensibilmente i tempi di redazione.
Grazie ai software per il recruiting, inoltre, puoi diffondere rapidamente gli annunci di lavoro sui principali siti e social network per la ricerca del lavoro e ricevere le candidature in un database unico.
Un esempio di applicant tracking software moderno è Altamira Recruiting, un sistema potenziato da algoritmi di intelligenza artificiale che ti aiuta a organizzare l’intero processo di ricerca e selezione, migliorare l’esperienza dei candidati e tracciare le performance.
Il risultato? Un recruiting più efficiente, trasparente e strategico, capace di valorizzare il brand aziendale e attrarre i talenti migliori.
Conclusioni
Scrivere una job description efficace significa contribuire al futuro della tua azienda. Per riuscirci, segui alcuni passaggi chiave: analizza il ruolo, definisci il profilo ideale, descrivi con chiarezza mansioni e requisiti, cura forma e linguaggio ed evita errori comuni.
Non dimenticare di rivedere periodicamente le tue job description, aggiornando la lista di competenze, sperimentando approcci diversi e misurando i risultati. Ricorda: una job description non è mai statica, ma evolve insieme al mercato e alla tua organizzazione.
Domande frequenti sulla job description
Quali sono gli elementi fondamentali di una job description?
Una job description efficace dovrebbe includere titolo della posizione, mansioni principali, requisiti tecnici, soft skill richieste e informazioni su benefit.
È utile inserire nella job description informazioni su salario e benefit?
Indicare compenso e benefit aumenta la trasparenza e attira candidati realmente interessati. Dal 2026 dovrebbe, inoltre, diventare obbligatorio anche in Italia.
Come evitare che una job description sia discriminatoria?
Per garantire inclusività, utilizza un linguaggio neutro e oggettivo. Concentrati su competenze e requisiti professionali senza riferimenti a genere, età o caratteristiche personali.
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